Handblad
Informatica-afdeling Vlaams Fonds valt in de prijzen
Administratie residentiële zorg sneller en efficiënter
In de categorie kleine en middelgrote bedrijven ging de hoofdprijs van de prestigieuze ICT Manager Contest dit jaar naar de informatica-afdeling van het Vlaams Fonds. De prijs beloont de volledig herwerkte softwareondersteuning voor residentiële instellingen die het Vlaams Fonds de voorbije jaren heeft doorgevoerd. Onrechtstreeks profiteren ook de bewoners van die instellingen mee van die verbeterde dienstverlening.
Van de 34 miljard frank die het Vlaams Fonds beheert, gaat 21 miljard naar de werking van residentiële en semi-residentiële voorzieningen waar mensen met een handicap worden opgevangen en begeleid. In totaal gaat het om ongeveer 250 voorzieningen met in totaal ongeveer 20 000 medewerkers en 30 000 bewoners. De subsidies voor die instellingen worden in twee stappen berekend: per maand ontvangen de instellingen een voorschot, en op het eind van het jaar wordt de eindafrekening gemaakt.
In 1997, toen het informatiseringsproject startte, handelden veel instellingen die hele procedureslag nog grotendeels op papier af. Bovendien was de informatisering onder een slecht gesternte gestart, zegt Jan De Sutter, diensthoofd Informatica van het Vlaams Fonds. 'De hele informatisering was in handen van een externe firma, maar daar was niemand eigenlijk tevreden mee. De software crashte voortdurend, er werden allerhande berekeningsfouten gemaakt en de gevolgde procedure bracht veel rompslomp en weinig voordelen mee. Kortom: we bezweken onder een regen van klachten en sommige instellingen weigerden zelfs aan de informatisering verder te werken.'
Klantgedreven werken
Uiteindelijk besloot de afdeling Informatica de ontwikkeling van de berekeningsmodule zelf in handen te nemen en grote stukken te herbeginnen. Met succes: na drie jaar hard werk is nu een module opgeleverd die niet alleen instaat voor de personeelsregistratie en bewonersadministratie (die allebei nodig zijn om de subsidies te berekenen), maar tegelijk ook de anciënniteitsberekening en loopbaanbeschrijving van de medewerkers bijhoudt. De module registreert opnames en ontslagen van bewoners en hun aan- en afwezigheidsdagen. Kortom: niet alleen is de subsidieberekening geautomatiseerd, maar de instellingen besparen ook heel wat tijd en geld op aanverwante gebieden.
Het succes van de herwerkte module is aan verschillende factoren te danken, zegt projectmanager Dany Dewulf. 'Maar het belangrijkste punt was dat we goed hebben samengewerkt met de uiteindelijke gebruikers van het systeem: de instellingen zelf en hun eventuele informatiseringspartners. Verschillende groepen pilootgebruikers hebben ons verteld hoe ze gewoon waren te werken, wat beter kon en wat zeker niet mocht veranderen. We hebben ook gezocht naar win-winsituaties voor het Fonds en de voorzieningen zelf. Op basis daarvan hebben we sommige procedures volledig herschreven. Ook de handleidingen zijn overigens niet geschreven door de techneuten maar door de power users in de pilootgroepen.'
Snellere en betere informatie
Het netto resultaat van de informatisering is voor iedereen positief. De instellingen kunnen hun administratie efficiënter afhandelen en hebben meer tijd voor hun eigenlijke kerntaak: de zorg voor de bewoners. Het Vlaams Fonds, van zijn kant, heeft een veel beter zicht op wat er binnen de instellingen reilt en zeilt, en kan zijn beleid daaraan aanpassen. Komen alle leeftijden en handicaps in gelijke mate aan bod? Zijn er bepaalde regio's waar het Vlaams Fonds een extra stimulans moet geven? Die informatie is nu met een druk op de knop opvraagbaar.
Jan De Sutter: 'Onder meer daarom zijn we druk bezig om ook andere aspecten van onze administratie te informatiseren. Dat bevordert en versnelt onze werking, en het beleid kan worden bijgestuurd op basis van veel preciezere gegevens dan vroeger mogelijk was.'
Gedaan met printen
De subsidieberekening voor de residentiële instellingen werkt vandaag zo goed als papierloos. De bewoners- en personeelsgegevens worden via het Internet uitgewisseld, net als het jaarlijkse dossier om subsidies aan te vragen. Van het uiteindelijke dossier met de subsidiebepaling wordt voor elke instelling een cd-rom geperst. Daarop is alle verzamelde informatie overzichtelijk geklasseerd, zodat de meeste gebruikers niet langer de behoefte hebben aan een papieren neerslag. Geschatte papierbesparing: 96 %!
In de categorie kleine en middelgrote bedrijven ging de hoofdprijs van de prestigieuze ICT Manager Contest dit jaar naar de informatica-afdeling van het Vlaams Fonds. De prijs beloont de volledig herwerkte softwareondersteuning voor residentiële instellingen die het Vlaams Fonds de voorbije jaren heeft doorgevoerd. Onrechtstreeks profiteren ook de bewoners van die instellingen mee van die verbeterde dienstverlening. Van de 34 miljard frank die het Vlaams Fonds beheert, gaat 21 miljard naar de werking van residentiële en semi-residentiële voorzieningen waar mensen met een handicap worden opgevangen en begeleid. In totaal gaat het om ongeveer 250 voorzieningen met in totaal ongeveer 20 000 medewerkers en 30 000 bewoners. De subsidies voor die instellingen worden in twee stappen berekend: per maand ontvangen de instellingen een voorschot, en op het eind van het jaar wordt de eindafrekening gemaakt.
In 1997, toen het informatiseringsproject startte, handelden veel instellingen die hele procedureslag nog grotendeels op papier af. Bovendien was de informatisering onder een slecht gesternte gestart, zegt Jan De Sutter, diensthoofd Informatica van het Vlaams Fonds. 'De hele informatisering was in handen van een externe firma, maar daar was niemand eigenlijk tevreden mee. De software crashte voortdurend, er werden allerhande berekeningsfouten gemaakt en de gevolgde procedure bracht veel rompslomp en weinig voordelen mee. Kortom: we bezweken onder een regen van klachten en sommige instellingen weigerden zelfs aan de informatisering verder te werken.'
Klantgedreven werken
Uiteindelijk besloot de afdeling Informatica de ontwikkeling van de berekeningsmodule zelf in handen te nemen en grote stukken te herbeginnen. Met succes: na drie jaar hard werk is nu een module opgeleverd die niet alleen instaat voor de personeelsregistratie en bewonersadministratie (die allebei nodig zijn om de subsidies te berekenen), maar tegelijk ook de anciënniteitsberekening en loopbaanbeschrijving van de medewerkers bijhoudt. De module registreert opnames en ontslagen van bewoners en hun aan- en afwezigheidsdagen. Kortom: niet alleen is de subsidieberekening geautomatiseerd, maar de instellingen besparen ook heel wat tijd en geld op aanverwante gebieden.
Het succes van de herwerkte module is aan verschillende factoren te danken, zegt projectmanager Dany Dewulf. 'Maar het belangrijkste punt was dat we goed hebben samengewerkt met de uiteindelijke gebruikers van het systeem: de instellingen zelf en hun eventuele informatiseringspartners. Verschillende groepen pilootgebruikers hebben ons verteld hoe ze gewoon waren te werken, wat beter kon en wat zeker niet mocht veranderen. We hebben ook gezocht naar win-winsituaties voor het Fonds en de voorzieningen zelf. Op basis daarvan hebben we sommige procedures volledig herschreven. Ook de handleidingen zijn overigens niet geschreven door de techneuten maar door de power users in de pilootgroepen.'
Snellere en betere informatie
Het netto resultaat van de informatisering is voor iedereen positief. De instellingen kunnen hun administratie efficiënter afhandelen en hebben meer tijd voor hun eigenlijke kerntaak: de zorg voor de bewoners. Het Vlaams Fonds, van zijn kant, heeft een veel beter zicht op wat er binnen de instellingen reilt en zeilt, en kan zijn beleid daaraan aanpassen. Komen alle leeftijden en handicaps in gelijke mate aan bod? Zijn er bepaalde regio's waar het Vlaams Fonds een extra stimulans moet geven? Die informatie is nu met een druk op de knop opvraagbaar.
Jan De Sutter: 'Onder meer daarom zijn we druk bezig om ook andere aspecten van onze administratie te informatiseren. Dat bevordert en versnelt onze werking, en het beleid kan worden bijgestuurd op basis van veel preciezere gegevens dan vroeger mogelijk was.'
Gedaan met printen
De subsidieberekening voor de residentiële instellingen werkt vandaag zo goed als papierloos. De bewoners- en personeelsgegevens worden via het Internet uitgewisseld, net als het jaarlijkse dossier om subsidies aan te vragen. Van het uiteindelijke dossier met de subsidiebepaling wordt voor elke instelling een cd-rom geperst. Daarop is alle verzamelde informatie overzichtelijk geklasseerd, zodat de meeste gebruikers niet langer de behoefte hebben aan een papieren neerslag. Geschatte papierbesparing: 96 %!