Hoe wordt overmacht toegepast in het kader van INF 20/190?

Op 27 juli 2020 werd via INF 20/151opent dialoogvenster gecommuniceerd dat de periode van civiele noodsituatie werd beëindigd en dat er dus een einde kwam aan de automatische verlenging van 120 dagen voor termijnen die volledig buiten de periode van civiele noodsituatie vielen. Voor deze termijnen (die volledig buiten de periode van civiele noodsituatie vielen/vallen) geldt sindsdien opnieuw de algemene regel zoals in de regelgeving voorzien. Begin november 2020 kondigde de federale regering echter opnieuw verstrengde maatregelen af. Gelet op deze algemeen verstrengde maatregelen paste ook het VAPH zijn richtlijnen naar de actoren (VZA's, MDT's, DOP's, budgethouders ...) aan.  Naar de MDT's en DOP's werd daarover via INF 20/190opent dialoogvenster gecommuniceerd. 

Gelet op de uitzonderlijke situatie en de problemen die omwille van de verstrengde maatregelen kunnen ontstaan voor zowel personen met een handicap als de ondersteunende diensten, werd door het VAPH beslist dat het begrip 'overmacht' ruimer kan toegepast worden dan zoals gecommuniceerd in de INF 20/163opent dialoogvenster.

Hoe wordt het begrip overmacht toegepast in het kader van INF 20/190? Welke belangrijke elementen zijn er bij deze (ruimere)  toepassing en welke concrete afspraken worden er nog gemaakt? 

Hoe overmacht met reden ‘maatregelen COVID-19’ aanvragen? 

Als het MDT ernstige problemen ondervindt voor het tijdig aanleveren van de verslagen als gevolg van de COVID-19-maatregelen, kan overmacht aangevraagd worden met als reden ‘maatregelen COVID-19’ via het formulier ‘overmacht’ of het formulier ‘laattijdig vervolledigen van een PVB-vraag’. Beide formulieren zijn te vinden op onze website en op beide formulieren kan de reden ‘maatregelen COVID-19’ aangekruist en gemotiveerd worden. Als  een persoon met een handicap, een wettelijke vertegenwoordiger of een andere organisatie er niet in slaagt om zijn verplichtingen in het kader van het vervolledigen van een aanvraag te vervullen als gevolg van de COVID-19-maatregelen (bv. in het kader van een correctie van een ondersteuningsplan persoonsvolgend budget, het indienen facturen ...), dan kunnen zij een schriftelijk aanvraag tot overmacht indienen. Dat kan via e-mail, per brief of door een pdf op te laden in mijnvaph.be. Belangrijk daarbij is dat in de aanvraag overmacht met als reden ‘maatregelen COVID-19’ steeds omstandig wordt gemotiveerd waarom in het concrete dossier of de concrete situatie de COVID-19-maatregelen ervoor gezorgd hebben dat de verplichtingen niet konden nagekomen worden binnen de geldende termijn. Er moet ook worden vermeld voor wie de overmacht wordt aangevraagd. Formulieren zonder motivatie worden geweigerd.

Belangrijke elementen bij de (ruime) toepassing van overmacht met reden ‘maatregelen COVID-19' 

  • Er kan overmacht met specifieke reden ‘maatregelen COVID-19’ aangevraagd worden voor alle termijnen die nog lopende zijn in dossiers. Het gaat dus niet meer alleen over termijnen in het kader van het aanleveren van modules van het multidisciplinair verslag, maar ook over andere termijnen, bijvoorbeeld termijnen voor het indienen van facturen, of de geldigheid van beslissingen over hulpmiddelen en aanpassingen.
  • Niet alleen de MDT's, maar ook de personen met een handicap of andere ondersteunende diensten kunnen een beroep doen op overmacht met als reden ‘maatregelen COVID-19 (algemeen beginsel).
  • De ruime toepassing van het begrip overmacht met reden ‘maatregelen COVID-19’  geldt tot nader order (de einddatum van 31 december 2020 die in de INF 20/163 werd gecommuniceerd blijft dan ook niet behouden aangezien de COVID-19-crisis mogelijk langer zal aanslepen). We communiceren verder wanneer er meer duidelijkheid is over hoe lang de huidige maatregelen noodzakelijk zullen blijven. 
  • Uitzonderlijk gelden er geen regels m.b.t. de indientermijn van het formulier ‘overmacht’ of het formulier ‘laattijdig vervolledigen van een PVB-vraag’. Overmacht aanvragen voor een aanvraag die op de datum van het versturen van deze infonota reeds beslist of stopgezet is, is niet mogelijk. 
  • Het indienen van overmacht met als reden ’maatregelen COVID-19’ zal tot gevolg hebben dat, als de overmacht aanvaard wordt, de aanvraagdatum niet verschuift én de aanvraag niet wordt stopgezet.  

Welke praktische afspraken worden er nog gemaakt m.b.t. de aanvragen overmacht met als reden ‘maatregelen COVID-19’?  

  • Als in een dossier al overmacht werd aangevraagd om een andere reden, de termijn in het dossier nu nog lopende is en het MDT of de persoon met een handicap (of andere organisatie) meent dat er nu problemen zijn als gevolg van de COVID-19-maatregelen, kan er nogmaals overmacht worden ingediend met nu dan als reden voor de aanvraag tot overmacht ‘maatregelen COVID-19’.
  • Als in een dossier reeds automatisch 120 dagen extra werd toegekend als gevolg van de problemen van de eerste coronagolf, de (verlengde) termijn in het dossier nog lopende is en het MDT of de persoon met een handicap (of andere organisatie) meent dat er nu nog steeds of opnieuw problemen zijn als gevolg van de tweede coronagolf, kan er nogmaals overmacht worden aangevraagd met als reden ‘maatregelen COVID-19’.
  • Bij vragen waar er geen aanvraag tot overmacht met reden ‘maatregelen COVID-19’ werd ingediend, worden de gewone (reglementaire) termijnen toegepast. Als we stellen de 'gewone' termijnen toepassen, dan bedoelen we daarmee : 
    • voor termijnen die geheel of gedeeltelijk binnen de periode van civiele noodsituatie vielen (13 maart 2020 tot 18 juli 2020) = reglementaire termijnen + 120 dagen (ev. x2) extra  (deze automatisch toegekende extra termijn van 120 dagen wordt ingevolge de INF 20/190 dus niet ‘afgenomen’) 
    • voor termijnen die volledig buiten de periode van civiele noodsituatie vallen (termijnen die beginnen lopen vanaf 18 juli 2020) = reglementaire termijnen 
  • Bij aanvragen tot overmacht om een andere reden dan ‘maatregelen COVID-19’ (bv. de cliënt heeft te laat contact opgenomen of medische gegevens laten op zich wachten (losstaand van maatregelen ter bestrijding van COVID-19)) geldt de normale toepassing van het begrip overmacht zoals op onze website uiteengezet onder de pagina ‘overmacht’.
  • De bovenvermelde ruimere toepassing geldt voor aanvragen van overmacht met specifieke reden COVID-19. Dit zijn aanvragen voor overmacht die ingediend zijn via de (nieuwe) formulieren op onze website waar de reden 'maatregelen COVID-19' specifiek kan aangekruist en gemotiveerd worden (sinds INF 20/163 - 5 oktober 2020) of waar de persoon met een handicap of andere organisatie in de schriftelijke vraag tot overmacht de reden ‘maatregelen COVID-19’ uitdrukkelijk vermeldt en motiveert. Er worden door het VAPH dus geen ‘oude vragen tot overmacht’ waar er ergens vermelding was van ‘corona’‘ (= ingediend van vóór 5 oktober 2020 - pas sinds deze datum kan men officieel overmacht met reden COVID-19 vragen) uit de dossiers opgevist en hergebruikt. Ondertussen stopgezette vragen worden ook niet geheractiveerd en in vragen die reeds beslist zijn (voornemen/beslissing) worden geen data opnieuw aangepast. 
  • In een aantal brieven waarin gevraagd wordt om informatie aan te leveren (bv. opvragen informatie, goedkeuringen hulpmiddelen en aanpassingen, goedkeuringen ondersteuningsplan persoonsvolgend budget ...) werd volgende verduidelijking toegevoegd betreffende de impact van de corona-maatregelen op de antwoordtermijnen: Wat u kunt doen wanneer u omwille van de huidige corona-maatregelen niet tijdig alle gevraagde gegevens kunt bezorgen aan het VAPH, vindt u op www.vaph.be. Indien u geen toegang heeft tot internet, kunt u telefonisch contact opnemen met het VAPH, met uw multidisciplinair team of met uw dienst ondersteuningsplan voor meer informatie.

gepubliceerd op 06.01.2021