Hoe registreert u als budgethouder overeenkomsten en kosten in het kader van COVID-19?

We krijgen veel vragen van budgethouders die hun persoonlijke-assistentiebudget of persoonsvolgend budget besteden in cash (niet bij een vergunde zorgaanbieder) en tijdens de COVID-19-periode extra overeenkomsten hebben gesloten om extra zorg thuis te organiseren. We vernemen ook dat er bij budgethouders ongerustheid is over het correct indienen van kosten.

Het VAPH moedigt budgethouders aan om bij de registraties pragmatisch te werk te gaan als het complex of moeilijk is om de gewone doorlopende kosten te onderscheiden van de kosten veroorzaakt door de coronacrisis. We zetten daarom nog eens op een rij waar u rekening mee moet houden bij de registratie van overeenkomsten en kosten, en voegen een aantal voorbeelden toe.

Hoe registreert u de extra overeenkomsten in het kader van COVID-19?

Als er wijzigingen zijn aan bestaande overeenkomsten van onbepaalde duur door COVID-19 (bv. als het uurrooster van uw individuele begeleider of persoonlijke assistent wijzigt), dan moet u voor die extra gepresteerde uren een addendum opmaken bij de bestaande overeenkomst en moet u bijkomend een nieuwe overeenkomst registreren bij het VAPH. U vermeldt in de taakomschrijving dat het om een aanpassing van de overeenkomst gaat in het kader van COVID-19.

Voor jaarovereenkomsten (vrijwilligers, interim, deeleconomie) vragen we niet dat u een nieuwe overeenkomst sluit. De bestaande jaarovereenkomst kan gewoon verder blijven doorlopen. U laat die dus ongewijzigd. 

Voor de uren die meer worden gepresteerd omwille van COVID-19, moet u enkel een nieuwe overeenkomst registeren bij het VAPH. U vermeldt in de taakomschrijving dat het een aanpassing is van de overeenkomst in het kader van COVID-19.

Na goedkeuring van de bijkomende overeenkomst of registratie, kunt u kosten registreren in het kader van de overeenkomst. Wij vergoeden de extra kosten van de extra overeenkomsten die gesloten zijn om extra zorg thuis te kunnen organiseren tijdens de COVID-19-periode  tot 8,5% (voor het persoonsvolgend budget is dat inclusief beheerskosten) boven uw jaarbudget.

Hoe registreert u de gemaakte kosten?

Als u als budgethouder al een bestaande overeenkomst had, vragen we u om de volledige kostprijs te splitsen en enkel de meerkosten te registreren op de nieuw geregistreerde overeenkomst. De 'normale' kosten mogen dan worden ingediend op de al bestaande overeenkomst. Bij het indienen van de extra COVID-19-kosten, vragen wij u om als referentie ‘COVID-19’ te gebruiken.

Hoe bepaalt u de meerkosten? U vergelijkt het bedrag van de huidige factuur met het bedrag van de factuur vóór de COVID-19-periode. Het verschil tussen de beide bedragen zijn de meerkosten. 

Bijvoorbeeld: Uw maandelijkse factuur van de vrijwilligerservice is ongeveer 400 euro. Door de COVID-19-periode hebt u extra vrijwilligers en bedraagt de factuur voor de maand juni 1000 euro. Het verschil tussen de huidige factuur en de vorige factuur is 600 euro. Dat zijn de meerkosten en die boekt u op de ‘extra’ COVID-19-overeenkomst met als opmerking ‘COVID-19’.

U mag de totale factuur zelf opsplitsen, of een inschatting maken qua verdeling van de kosten. U registreert die in ‘gewone’ kosten en meerkosten door COVID-19. Het is niet nodig om een apart bewijsstuk/factuur te hebben voor de meerkosten. Sociale secretariaten moeten geen aparte loonfiche afleveren voor de kosten van de COVID-19-periode.

U moet de factuur bijhouden, want bij een controle van de besteding gaan wij controleren of het factuurbedrag overeenkomt met het totaal van de opgegeven kosten (de gewone kosten en de meerkosten).

Belangrijk: Dit bijkomend budget kan niet opgevraagd worden in de vorm van een vrij besteedbaar deel. Bij een eventuele controle van de besteding gaan wij kijken of er een geldige COVID-19-overeenkomst geregistreerd is en controleren wij de besteding van dat extra budget.

Meer informatie over deze maatregelen kunt u terugvinden in het document ‘Mededeling aan PAB- en PVB-budgethouders: Maatregelen COVID-19 definitief goedgekeurd op 30 april 2020 door de Vlaamse Regering’ en op de pagina Begeleidende COVID-19-maatregelen voor PVB- en PAB-budgethouders.

Als u twijfelt of aarzelt om overeenkomsten en kosten in te dienen bij het VAPH, adviseren wij u ten zeerste om contact op te nemen met uw bijstandsorganisatie of met het team Budgetbesteding van het VAPH (02 249 30 00 of budgetbesteding@vaph.be). Onze medewerkers staan dagelijks klaar om duidelijkheid te brengen bij twijfels of aarzelingen. 

Lees meer over persoonlijke budgetten

Lees meer over de VAPH-maatregelen n.a.v.  corona

Lees alle nieuwsberichten