Nieuw e-loket Mijn VAPH maakt uw administratie eenvoudiger

Sinds juni zit mijnvaph.be in een nieuw jasje. Via het e-loket kunnen gebruikers of hun wettelijk vertegenwoordigers niet meer alleen hun budget beheren, maar ook aanvragen opvolgen. Het e-loket is nu gebruiksvriendelijker, overzichtelijker en toegankelijker. Filip Van Praet, projectleider bij het VAPH, licht de veranderingen toe. Gebruikers Werner en Sebastian vertellen hoe zij het vernieuwde mijnvaph.be ervaren.

Sinds 2012 is mijnvaph.be gegroeid van een platform waar gebruikers hun gegevens in het bezit van het VAPH kunnen consulteren, naar een platform waar ze ook zelf transacties kunnen uitvoeren. Filip Van Praet: “Precies omdat we meer mogelijkheden en functionaliteiten wilden bieden aan de gebruikers, werd het e-loket steeds verder uitgebreid. Tot op het punt dat een evaluatie zich opdrong. Om het gebruiksgemak te vergroten, moesten we mijnvaph.be onder de loep nemen.”

Het VAPH besloot een nieuwe versie van het e-loket te ontwikkelen met de nadruk op gebruiksvriendelijkheid en eenvoud. “Na een grondige analyse en in samenspraak met een aantal nauw betrokken gebruikers ontwierp een extern bureau in samenwerking met de IT-dienst van het VAPH een nieuwe versie van het e-loket”, zegt Filip Van Praet.

Persoonlijk dashboard

Eind juni werd het nieuwe e-loket gelanceerd. “De opvallendste vernieuwing is de startpagina, waarop gebruikers in één oogopslag een actuele samenvatting zien van recente ondersteuning die ze van het VAPH krijgen. Ze vinden er bijvoorbeeld aanvragen, kosten en verzonden brieven van het VAPH. Ook het gespendeerde bedrag van hun persoonsvolgend budget of hun persoonlijke-assistentiebudget vinden ze er terug”, legt Filip Van Praet uit.

De menu’s van mijnvaph.be zijn dynamisch aangepast aan ieders situatie. Bezoekers krijgen alleen informatie te zien die van toepassing is op hun eigen dossier. Die info wordt aangeboden via een doelgerichte navigatie en handige overzichten. “Vanaf het dashboard kunnen gebruikers daardoor op een eenvoudige manier kiezen wat ze willen doen: een factuur of betalingsbewijs indienen, een aanvraagformulier downloaden, de status van een aanvraag opvolgen, noem maar op. Rubrieken die niet relevant zijn voor de gebruiker, worden niet weergegeven.”

Een van de nauw betrokken gebruikers die hielp bij de ontwikkeling van het nieuwe e-loket is Sebastian: “Ik beheer mijn eigen persoonsvolgend budget via het e-loket. Zo log ik in op mijnvaph.be om overeenkomsten met niet-vergunde zorgaanbieders te registreren en terugbetalingen aan te vragen. Zodra de rekening van mijn persoonsvolgend budget leegloopt, geef ik mijn kosten elektronisch in. Dat gebeurt eens om de twee tot drie maanden. Dankzij het nieuwe e-loket duurt het voor mij slechts een tiental minuten om die gegevens in te geven. En twee weken later zijn mijn kosten zonder uitzondering terugbetaald.”

Drempelvrees

Sinds de lancering van het nieuwe e-loket is het aantal gebruikers van mijnvaph.be toegenomen. Maandelijks loggen gemiddeld 4000 personen in op het e-loket. Dat is een stijging met ongeveer 1000 gebruikers ten opzichte van de oude versie. “Toch zien we dat nog steeds een groot deel van de mensen die ondersteuning krijgen via het VAPH, het online loket niet gebruiken”, zegt Filip Van Praet. Dat moet veranderen, want net als alle overheidsinstanties probeert ook het VAPH om zoveel mogelijk administratie digitaal te laten verlopen. “Dat doel is vastgelegd door de Vlaamse Regering. We willen dan ook zoveel mogelijk mensen bij deze digitalisering betrekken. Op die manier kunnen aanvragen veel soepeler verlopen.”

Werner gebruikt het e-loket maandelijks om facturen op te laden. Hij is het gewend om met een computer te werken, maar dat geldt niet voor iedereen. “Ik geloof dat de handleiding gebruikers vooruit kan helpen, naast de hulp van een consulent van een bijstandsorganisatie. Vandaag hebben nog heel wat mensen drempelvrees om met mijnvaph.be aan de slag te gaan. Misschien kan een instructievideo hen nog een extra duwtje in de rug geven.”

Sebastian vindt dat het alvast de juiste richting uitgaat: “Het nieuwe e-loket is vast en zeker een grote stap vooruit en zorgt voor een belangrijke administratieve vereenvoudiging”, vindt hij. “Doordat het gemakkelijker en overzichtelijker is, raak je met de nodige hulp snel wegwijs in het nieuwe systeem. Ook als je het niet echt gewend bent om met een computer om te gaan.” De mobiele app kan volgens Sebastian wel nog gebruiksvriendelijker. “Zo bestaan er al apps van andere organisaties waaraan de bankrekening van de gebruiker meteen wordt gelinkt. Op die manier hoeft hij alleen maar aan te duiden welke terugbetalingen hij nodig heeft.”

Ambities

Het VAPH wil het gebruiksgemak van mijnvaph.be in de toekomst nog verder verbeteren en de functies stapsgewijs uitbreiden. Filip Van Praet: “Tot nu toe hebben we ons vooral toegelegd op zaken die verbonden zijn met de persoonsvolgende financiering. Maar in de toekomst willen we ook andere functies aanbieden en gebruikers individuele berichten kunnen sturen over hun aanvragen.”

Ook Sebastian heeft tips voor hoe het nog beter kan: “Tot nu toe ben ik verplicht om mijn facturen lange tijd bij te houden. In het geval van een controle moet ik kunnen bewijzen dat ik ze werkelijk heb betaald. Die papieren administratie onderhouden blijft voor mij een last.” Daarom pleit hij voor een functie in het e-loket die het mogelijk maakt om dergelijke documenten als bijlage toe te voegen. Verder zou Sebastian op het e-loket graag een overzicht terugvinden van wanneer hij recht heeft op een vervanging van zijn hulpmiddelen. Momenteel kan de gebruiker op mijnvaph.be wel al een overzicht van de aangevraagde en goedgekeurde hulpmiddelen consulteren.

Om de gebruiksvriendelijkheid bij te schaven, schoonheidsfoutjes weg te halen en te bepalen welke zaken nog aan het e-loket toegevoegd kunnen worden, doet het VAPH een beroep op gebruikers zoals Sebastian en Werner. “Dankzij hun input en opmerkingen weten we wat er nog niet helemaal goed zit en kunnen we mijnvaph.be op een gerichte manier verbeteren”, besluit Filip Van Praet.

Hebt u ook feedback op het nieuwe e-loket? Dan kunt u die mailen naar mijnvaphhelpdesk@vaph.be.

Ga naar mijnvaph.be

Lees alle nieuwsberichten