Wanneer een persoon met een handicap een goedkeuring van het VAPH heeft voor collectieve bemiddeling, moet er een formulier ingevuld worden. Dat is de Inlichtingenfiche van een persoon met een handicap in het kader van collectieve bemiddeling. Collectieve bemiddeling is een overleg waar een aantal mogelijke aanbieders van ondersteuning uit de regio van de persoon met een handicap aanwezig zijn. Op dat overleg werken alle aanwezigen samen mogelijke oplossingen uit. De inlichtingenfiche geeft de zorgaanbieders een goed beeld van de ondersteuningsvraag van de persoon met een handicap. De betrokken bijstandsorganisatie of casemanager vult, in overleg met de persoon met een handicap of de wettelijk vertegenwoordiger, de inlichtingenfiche in.
