Charter hulpmiddelendatabank Vlibank

Omschrijving

De hulpmiddelendatabank (Vlibank) is een databank met informatie over hulpmiddelen en aanpassingen die door personen met een handicap en hun verzorgers of begeleiders gebruikt worden voor de sociale integratie.

De hulpmiddelendatabank wordt opgesteld, ingevuld en onderhouden door het Kenniscentrum Hulpmiddelen (KOC) van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH). en bevat een overzicht van:

  • hulpmiddelen en aanpassingen die in België verkocht worden;
  • in het buitenland geproduceerde hulpmiddelen en aanpassingen die niet in België verkocht worden, maar waarvoor er geen gelijkaardige of gelijkwaardige producten op de Belgische markt zijn.

Het KOC streeft ernaar om bij elk hulpmiddel de naam en het adres van de producent en/of van de Belgische groothandelaar/verkoper van het product op te nemen.

Definities

Hulpmiddelen

Hulpmiddelen zijn (technische) producten die:

  • een persoon met een handicap toelaten een activiteit uit te voeren die hij omwille van een functiebeperking niet kan uitvoeren;
  • de uitvoering van een activiteit voor een persoon met een handicap vereenvoudigen of vergemakkelijken;
  • een hulpverlener ondersteunen bij de assistentie of verzorging van een persoon met een handicap.

Opmerking: In bovenstaande definitie zijn assistentiehonden en andere dieren die personen met een handicap helpen bij activiteiten niet opgenomen. Die dieren kunnen echter wel beschouwd worden als hulpmiddelen. De informatie over opleidingscentra voor die dieren wordt ook opgenomen in Vlibank.

Aanpassingen

Aanpassingen zijn veranderingen aan, of uitbreidingen van bestaande producten of de bediening ervan. De aanpassingen zorgen er voor dat een persoon met een handicap ondanks zijn functionele beperkingen die producten alsnog kan gebruiken.

Maatwerk

De term 'maatwerk' wordt gebruikt voor hulpmiddelen of aanpassingen die individueel, op maat van de gebruiker en voor een specifieke activiteit of situatie gemaakt worden.

Producten

De term 'producten' wordt verder in dit charter gebruikt als verzamelterm voor hulpmiddelen, aanpassingen en maatwerk.

Handelaars

Handelaar is de algemene benaming die in de hulpmiddelendatabank gegeven wordt aan groothandelaars en verkopers van hulpmiddelen, aanpassingen of maatwerk.

Soorten producten

Het KOC bepaalt welke soorten hulpmiddelen worden opgenomen in de databank. Alle producten die specifiek voor personen met een handicap en hun verzorgers ontwikkeld werden en de sociale integratie ondersteunen, komen in aanmerking voor opname..

Sommige productsoorten worden niet opgenomen:

  • producten uit de normale markt
  • zuiver 'medische' hulpmiddelen
  • hulpmiddelen die alleen gebruikt worden bij revalidatie, therapie, opleiding en onderwijs (vb. kinétafel, educatieve software)
  • orthesen en prothesen (incl. brillen en hoorapparaten)
  • incontinentiemateriaal (zoals luiers, matrasovertrekken ...)
  • onderhoudsproducten

Opgenomen gegevens

Gegevens over het product

Voor elk product neemt het KOC onderstaande gegevens op:

  • de naam van het product
  • een verwijzing naar de handelaar(s)
  • de richtprijs (incl. btw) voor de eindgebruiker van het product
  • beeldmateriaal: foto's, brochures, technische fiches, prijslijsten, videofragmenten ...
  • bijkomende gegevens
  • de naam van het product

Voor hulpmiddelen en aanpassingen wordt, rekening houdend met de manier waarop de producent zijn product een naam geeft, de naam van het product als volgt opgenomen:

  • de eigennaam van het product
  • de eigennaam en het typenummer van het product
  • de soortnaam van het product als het product geen eigennaam heeft
  • de soortnaam van het product en het typenummer als het product geen eigennaam heeft maar wel een nummer

Maatwerk heeft meestal geen eigennaam. Maatwerk wordt daarom met een aangepaste vermelding in Vlibank opgenomen. Het KOC maakt een productnaam aan in de vorm van:

  • maatwerk soortnaam (vb. maatwerk autoaanpassingen, maatwerk zetels)

De naam van de handelaar die het maatwerk levert, wordt toegevoegd als producent.

Een verwijzing naar de producent en de handelaar(s)

Afhankelijk van hoe het product op de Belgische markt komt, neemt het KOC bij de producten een verwijzing op naar volgende handelaars:

  • het product wordt in België gemaakt: de gegevens van de producent
  • het product wordt in het buitenland gemaakt en in België ingevoerd: de gegevens van de producent en van de Belgische groothandelaar(s).
    Uitzonderingen:
    • Als de groothandelaar niet gekend is, worden de gegevens van de Belgische verkopers toegevoegd.
    • Als de producent in Nederland gevestigd is en groothandelaar(s)/verkopers rechtstreeks bij de producent afnemen, wordt alleen de Nederlandse producent vermeld bij het product.
  • het product wordt in het buitenland gemaakt en er is geen Belgische invoerder: als het product geen gelijkwaardige tegenhanger heeft die verkrijgbaar is in België, worden de gegevens van de producent toegevoegd (uitzondering voor Nederlandse handelaars van visusproducten)

De richtprijs (incl. btw) voor de eindgebruiker van het product

Het KOC streeft ernaar om bij de producten een richtprijs (inclusief btw) voor de eindgebruiker op te nemen. Het toe te passen btw-tarief moet door de handelaar worden opgegeven. Als er geen btw-tarief gespecificeerd wordt, dan wordt voor de producten op de Belgische markt het tarief van 21 % toegepast. Voor producten die enkel op de buitenlandse markt beschikbaar zijn, wordt per product aangeduid of de prijs inclusief of exclusief btw is.

In de hulpmiddelendatabank worden geen exacte kostprijzen opgenomen. De opgenomen prijs is een richtprijs voor de eindgebruiker en wordt weergegeven in de vorm van een prijsrange. Het KOC bepaalt de verdelingen van de prijsranges.

Beeldmateriaal: foto's, brochures, technische fiches, prijslijsten, videofragmenten ...

Bij elk product streeft het KOC ernaar om minstens één foto van het product op te nemen. Indien beschikbaar, worden de brochures van het product digitaal opgenomen in Vlibank. Andere informatie over het product kan, als het KOC dat nuttig acht, ook worden toegevoegd (vb. prijslijsten bij producten die veel opties hebben, technische fiches ...) in de vorm van jpg-, gif- of pdf-bestanden.

Videofragmenten kunnen opgenomen worden als het fragment:

  • gaat over het product en niet over de firma;
  • niet te lang is (max.ca. 2 minuten);
  • geen te hoge resolutie heeft; bestanden met een te hoge resolutie worden door het KOC gereduceerd.

Videofragmenten zijn bij voorkeur in het Nederlands en indien mogelijk ondertiteld.

Bijkomende gegevens

Als het KOC het nodig acht, kan het KOC de productgegevens verder aanvullen met trefwoorden, opmerkingen of beschrijvingen (vb. aanduiding RIZIV-nummer bij rolstoelen, ISO9999-code ...) en de Engelse vertaling ervan.

Gegevens over handelaars

Per handelaar worden , indien beschikbaar, volgende gegevens opgeslagen:

  • de naam
  • het volledige adres (straat, nummer, postcode, plaats, land)
  • het telefoonnummer
  • het webadres
  • het e-mailadres

Voor intern gebruik houdt het KOC per handelaar ook de naam van een contactpersoon bij.

Gegevens inbrengen in de hulpmiddelendatabank

De producten worden door het KOC ingevuld. Dat houdt in dat het KOC:

  • de gegevens over de producten en handelaars intikt;
  • de nodige koppelingen legt tussen de ingevulde producten en de handelaars;
  • de producten een plaats geeft in de door het KOC opgestelde en onderhouden activiteitenlijst;
  • de producten een plaats geeft in de internationale classificatie van hulpmiddelen: ISO 9999;
  • de gegevens die op elektronische wijze toegestuurd werden, toevoegt aan de andere gegevens;
  • de gegevens die gepubliceerd zijn op de website van de handelaar, overneemt en toevoegt aan de andere gegevens.

Toelevering van informatie door handelaars

Om de gegevens van een product in de hulpmiddelendatabank te laten opnemen, moet de handelaar de nodige informatie verstrekken in de vorm van brochures en prijslijsten (bij voorkeur elektronisch) of een verwijzing naar een website.

Informatie over nieuwe producten of wijzigingen aan producten en prijzen mag steeds aan het KOC gemeld worden. Het KOC past die wijzigingen zo snel mogelijk aan.

Om de gegevens in de hulpmiddelendatabank actueel te houden, contacteert het KOC regelmatig de respectievelijke handelaars met de vraag om een actueel productgamma en/of prijslijsten door te sturen. De handelaar wordt dan geacht een overzicht terug te sturen aan het KOC. Aan de hand van de teruggestuurde info wordt de hulpmiddelendatabank aangepast.

Handelaars uit het buitenland die rechtstreeks producten verdelen in België worden op dezelfde manier behandeld als Belgische handelaars.

Tweemaandelijkse update

Het KOC actualiseert de hulpmiddelendatabank doorlopend. Om de twee maanden (met uitzondering van de zomermaanden) wordt de databank online geactualiseerd.

Disclaimer

De hulpmiddelendatabank (Vlibank)  heeft een louter informerende functie. Het KOC doet door de opname van producten in de hulpmiddelendatabank geen aanbeveling over de kwaliteit of de veiligheid ervan. Daarvoor zijn de handelaars verantwoordelijk, zoals ze dat ook zijn voor het onderhoud en de herstellingen van producten. De hulpmiddelendatabank doet ook geen uitspraak over de kwaliteit van de service van de handelaars.

De hulpmiddelendatabank is een momentopname. De gegevens zijn gebaseerd op de informatie die door de handelaars werd toegeleverd of die door hen gepubliceerd is op hun website. Het VAPH kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele fouten, vergissingen of onvolledigheden in de hulpmiddelendatabank. Onvolkomenheden of fouten kunnen gemeld worden aan het KOC: koc@vaph.be.

Het al of niet opgenomen zijn van een product in de hulpmiddelendatabank is geen aanwijzing of het product wordt terugbetaald door het VAPH.