Controle van het persoonlijk budget

Een persoonlijk budget kunt u inzetten om zorg en ondersteuning te organiseren met verschillende partners. Denk daarbij aan door het VAPH vergunde of erkende organisaties, maar evengoed aan andere instanties zoals een dienst voor gezinszorg, een persoonlijke assistent of een dienstenchequebedrijf. 

Elke ondersteuning moet geregeld worden met een geldige overeenkomst.

Hebt u een persoonsvolgend budget (PVB), dan kunt u kiezen voor voucherovereenkomsten en/of cashovereenkomsten:

• Met een voucher kunt u terecht bij een door het VAPH vergunde zorgaanbieder voor individuele begeleiding, dagondersteuning of woonondersteuning en bij een bijstandsorganisatie voor intensieve bijstand. U sluit dan een voucherovereenkomst. Kiest u voor voucher, dan regelt het VAPH de betaling rechtstreeks met de zorgaanbieder of de bijstandsorganisatie. 
• Met cash kunt u terecht bij een vergunde zorgaanbieder of bij andere personen die u ondersteunen. U sluit dan een cashovereenkomst. Kiest u ervoor om (een deel van) uw budget in cash te besteden, dan regelt u de betaling zelf.

Hebt u een persoonlijke-assistentiebudget (PAB), dan sluit u een overeenkomst met een persoonlijke assistent, een zorgaanbieder, een dienstenchequebedrijf …

Vooral voor houders van een persoonlijke-assistentiebudget en voor houders van een persoonsvolgend budget die (deels) werken met cashovereenkomsten, is het belangrijk om hun administratie op orde te houden. Het VAPH kan daarop controles uitvoeren. Die controles zijn erop gericht om onrechtmatige besteding te voorkomen, te helpen waar het kan en om preventief in te grijpen waar nodig. 

Wanneer wordt er gecontroleerd? En wat? 

We controleren steekproefsgewijs

Een controle wordt steekproefsgewijs opgestart. Dat wil zeggen dat het VAPH willekeurig een aantal dossiers selecteert voor nazicht en die budgethouders daarvan op de hoogte brengt.

Hier onderscheiden we 2 soorten controles:

1.  (Standaard)controle

Bij een (standaard)controle worden 3 zaken nagekeken :

• overeenkomsten
  Staat alles in de overeenkomst wat er in moet staan (prijs, datum, partijen …)? Stemt de inhoud overeen met wat er geregistreerd is in het e-loket mijnvaph.be? ...
• facturen
  Zijn de facturen voldoende gedetailleerd en transparant?. Kloppen ze met de overeenkomst? ...
• rekeninguittreksels van uw PAB/PVB-rekening
  Zijn de uitbetaalde bedragen ook de correcte bedragen? … 

2.  Vereenvoudigde controle

Bij een vereenvoudigde controle vragen we alleen de rekeninguittreksels op. Daarbij kijken we na:

• of de registratie van de kosten correct is ten opzichte van de betaling;
• of er geen privé- verrichtingen gebeuren.

We doen aan opvolgcontroles

Hebt u al eerder een controle gekregen, en werden er daarbij enkele werkpunten opgesomd?  Dan kan het VAPH een opvolgcontrole opstarten.  Die opvolgcontrole dient om te bekijken of de aandachtspunten uit de vorige controle werden aangepakt.

Deze opvolgcontrole kan zowel een standaardcontrole alsof een vereenvoudigde controle zijn.

Als er een controle wordt opgestart, dan brengt het VAPH u daarvan op de hoogte per brief. In die brief staat duidelijk welke kosten over welke periode gecontroleerd worden. Het gaat daarbij altijd over kosten die binnen die periode geregistreerd zijn in mijnvaph.be. Kosten die buiten die periode geregistreerd zijn in mijnvaph.be, worden niet gecontroleerd.

Een fout, wat nu? 

Een vergissing is snel gebeurd: 89,00 euro ingeven in mijnvaph.be, terwijl er op de factuur 98,00 euro staat; een overeenkomst die tussen beide partijen opnieuw werd onderhandeld, maar de aanpassing vergeten te registreren in mijnvaph.be …

Het VAPH gaat samen met u uw administratie na zodat eventuele vergissingen kunnen rechtgezet worden. Zo vormen ze later voor u geen problemen meer. 

Wat bij ernstige problemen? 

Na een controle kunnen we de volgende maatregelen nemen:

• terugvordering van onrechtmatige kosten
  Dat zijn kosten die niet met het budget mogen betaald worden.
• aanbeveling om intensieve bijstand op te nemen bij een bijstandsorganisatie naar keuze.
• verplichte intensieve bijstand bij een bijstandsorganisatie naar keuze
  Dit kan voor 4 sessies bijstand, of zelfs voor een periode van maximaal 2 jaar.

Wat doet Zorginspectie? 

Zorginspectie voert dezelfde controle uit als het VAPH, alleen doen ze dat bij u thuis en over een langere controleperiode. 

Het kan ook zijn dat Zorginspectie een inspectie bij u thuis uitvoert als er tijdens of na een onderzoek van het VAPH blijkt dat er onvoldoende documentatie werd aangeleverd.

Zorginspectie maakt een verslag op, en brengt u en het VAPH op de hoogte.  Het VAPH zal u bij ontvangst van het verslag feedback geven.

Wat zijn de meest voorkomende problemen?

Enkele vaak voorkomende fouten tijdens een controle:

• dubbel geregistreerde kosten
• door elkaar gebruik van PAB/PVB-rekening en privérekening
• het niet-naleven van de bestedingsregels
• foutief ingediende creditnota’s
• overeenkomsten die niet correct zijn ondertekend

Hebt u nog vragen? 

Het team Budgetbesteding van het VAPH is telefonisch bereikbaar op het nummer 02 249 30 00, van 8.30 tot 12.00 uur en van 13.00 tot 17.00 uur (op vrijdag en tijdens de maanden juli en augustus tot 16.00 uur). Aarzel niet om contact op te nemen als u vragen hebt. U kunt het team Budgetbesteding ook bereiken via budgetbesteding@vaph.be.