De beslissingsbrief vermeldt de ondersteuning waarop de aanvrager recht heeft, de aanvraagdatum, de datum vanaf wanneer dat kan en eventueel voor welke periode. Het VAPH gebruikt daarvoor, in overeenstemming met het begrippenkader van het oprichtingsdecreet van het VAPH, onder meer de term toewijzing. De datum van toewijzing/datum aanvraag is belangrijk bij het bepalen van de geldigheidstermijn van uw beslissing/ondersteuning.
Bij een aanvraag voor een persoonsvolgend budget zal de aanvraagdatum bepalend zijn voor de plaats binnen de toegekende prioriteitengroep.
Afhankelijk van de vorm van ondersteuning die wordt gevraagd, wordt de datum als volgt bepaald:
Aanvraag van hulpmiddelen en aanpassingen en van tolkuren voor doven en slechthorenden (algemeen)
De datum van toewijzing is de eerste dag van de kalendermaand waarin het aanvraagdocument (aanvraagformulier voor hulpmiddelen en aanpassingen, brief …) wordt ingediend, op voorwaarde dat de aanvraag binnen de 6 maanden wordt vervolledigd met de noodzakelijke documenten (het multidisciplinair verslag met de noodzakelijke modules ...). Komen die gegevens later toe, dan wordt de datum van toewijzing de eerste dag van de maand waarin het ontbrekende wordt ingediend.
- Voor de bepaling van de datum van indiening geldt bij papieren documenten de poststempel of de datum van het ontvangstbewijs, in geval van afgifte.
- Bij elektronische documenten is de datum van indiening de datum van verzending.
De procedure voor het bepalen van de datum van toewijzing is identiek bij een eerste of een volgende aanvraag.
Uitzondering: aanvraag van hulpmiddelen en aanpassingen en van tolkuren voor doven en slechthorenden voor een minderjarige via de intersectorale toegangspoort (ITP)
De aanvraagdocumenten worden door het multidisciplinair team bezorgd aan ITP in deze gevallen:
- De minderjarige is nog niet erkend als persoon met een handicap en stelt een vraag voor hulpmiddelen, tolkuren voor doven en slechthorenden of vervoers- en verblijfskosten.
- De minderjarige is al erkend als persoon met een handicap door de intersectorale toegangspoort naar aanleiding van een eerdere aanvraag (bv. ondersteuning door een multifunctioneel centrum), maar stelt nu voor het eerst een vraag naar hulpmiddelen, tolkuren voor doven en slechthorenden of vervoers- en verblijfskosten.
De datum van toewijzing is in die situaties de datum van ontvankelijkheid bij de intersectorale toegangspoort.
Voor de aanvragen voor hulpmiddelen, tolkuren voor doven en slechthorenden of vervoers- en verblijfskosten voor minderjarigen die rechtstreeks worden bezorgd aan het VAPH, is de datum van toewijzing volgens de algemene regel voor hulpmiddelen zoals beschreven hierboven.
Aanvraag van een persoonsvolgend budget (PVB)
De datum van de aanvraag is de datum waarop het ondersteuningsplan persoonsvolgend budget (OP PVB) aan het VAPH wordt bezorgd. Dat is de datum van de poststempel of de datum van de elektronische verzending. De aanvraagdatum is bepalend voor de plaats binnen de toegekende prioriteitengroep.
Bij niet tijdig indienen van documenten kan de datum van de aanvraag verschuiven naar een latere datum of kan de aanvraag worden stopgezet.
Ondersteuningsplan persoonsvolgend budget (OP PVB): controle op volledigheid
Als het OP PVB onvolledig is (er werd bijvoorbeeld geen antwoord gegeven op een in te vullen vraag), moet de indiener het OP PVB vervolledigen en opnieuw bezorgen aan het VAPH binnen de drie maanden nadat de vervollediging werd opgevraagd door het VAPH. Als het OP PVB tijdig wordt vervolledigd, dan heeft dit geen invloed op de datum van de aanvraag.
Als de vervollediging niet binnen die drie maanden wordt bezorgd, kent het VAPH eenmalig een nieuwe periode van drie maanden toe om de gevraagde aanpassingen te bezorgen, dit eveneens zonder wijziging van aanvraagdatum.
Als de vervollediging niet wordt bezorgd binnen de nieuwe periode van drie maanden, wordt de aanvraag stopgezet.
Ondersteuningsplan persoonsvolgend budget (OP PVB): inhoudelijke controle
Als het OP PVB wordt ingediend door de aanvrager zelf en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger (niet door een dienst ondersteuningsplan (DOP) of een dienst maatschappelijk werk (DMW) van het ziekenfonds), wordt het OP PVB bovendien inhoudelijk gecontroleerd door het VAPH.
Als het OP PVB inhoudelijk onvoldoende is (dat wil zeggen dat de praktische regels niet geheel werden gevolgd), moet de aanvrager het OP PVB inhoudelijk aanpassen en opnieuw bezorgen aan het VAPH binnen de drie maanden nadat de inhoudelijke correctie werd opgevraagd door het VAPH. Als het OP PVB tijdig wordt aangepast én als het aangepaste OP PVB door het VAPH wordt goedgekeurd, dan heeft dit geen invloed op de datum van de aanvraag.
Als de inhoudelijke aanpassingen niet binnen die drie maanden worden bezorgd, dan kent het VAPH eenmalig een nieuwe periode van drie maanden toe om de gevraagde aanpassingen te bezorgen. De datum van de aanvraag verschuift in dit geval wel naar de datum waarop de aanpassingen aan het VAPH worden bezorgd, op voorwaarde dat het aangepaste OP PVB ook wordt goedgekeurd.
Als de aanpassingen niet worden bezorgd binnen de nieuwe periode van drie maanden, wordt de aanvraag stopgezet.
Als de inhoudelijke aanpassingen niet kunnen leiden tot een goedkeuren van het OP PVB, dan kan de aanvrager zich aanmelden bij een DOP of een DMW van het ziekenfonds om een nieuw OP PVB te laten opmaken én indienen door een van die diensten. De datum van de aanvraag verschuift in dit geval dan naar de datum waarop de aanvrager zich aanmeldt bij een DOP of DMW.
Multidisciplinair verslag (MDV)
Als het OP PVB werd ingediend door de aanvrager zelf en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger, vangt de termijn van 5 maanden waarin het multidisciplinair verslag (MDV) moet worden ingediend, aan op de datum van de goedkeuring van het OP PVB door het VAPH.
Als het OP PVB werd ingediend door een DOP of DMW start die termijn vanaf het indienen van het initiële OP PVB.
Als het MDV binnen die termijn wordt aangeleverd of als de aanvrager of het multidisciplinair team (MDT) aantoont dat het MDV niet binnen die termijn kan worden bezorgd als gevolg van overmacht, heeft dit geen invloed op de datum van de aanvraag. De datum van aanvraag blijft de datum waarop het OP PVB werd ingediend.
Als het MDT het MDV niet binnen de termijn bezorgt, dan kent het VAPH eenmalig een nieuwe termijn van vijf maanden toe om het MDV te bezorgen. Als er geen sprake is van overmacht, dan verschuift de datum van de aanvraag in dit geval wel naar de laatste dag van de termijn waarin het MDV moest worden bezorgd.
Als het MDV niet wordt bezorgd binnen de nieuwe termijn van vijf maanden, wordt de aanvraag stopgezet.