Hebt u een persoonsvolgend budget (PVB) of persoonlijke-assistentiebudget (PAB)? Dan kan het VAPH of Zorginspectie controleren of u dat correct besteedt. Die controles zijn in de eerste plaats bedoeld om u te helpen. “Mensen zijn vaak nerveus als ze gecontroleerd worden, maar dat is echt niet nodig”, zegt inspecteur Katrijn De Gendt van Zorginspectie.
Zorginspectie doet ongeveer 300 budgetcontroles per jaar. Altijd aangekondigd. “We bellen mensen om een tijdstip af te spreken”, zegt Katrijn De Gendt.
“We vertellen ook welke documenten we controleren. Doorgaans vragen we om de budgetrekening, de facturen en de overeenkomsten. De meeste mensen schrikken als ze Zorginspectie aan de lijn hebben. Maar dat is nergens voor nodig. Nadat we telefonisch een afspraak hebben gemaakt, bevestigen we nog eens per brief.”
“Een bezoek van Zorginspectie gebeurt altijd bij de mensen thuis of op het kantoor van de bewindvoerder. Een inspectie duurt al snel twee uur of langer. Als mensen gespannen zijn, stellen we hen gerust. We zijn er echt niet op uit om budgetten af te nemen. Zie het als een leermoment. We zeggen ook wat mensen goed doen, als bevestiging dat ze goed bezig zijn. Zodra ze dat begrijpen, neemt de spanning af.”
Weinig bewuste fouten
Mensen zijn zich vaak niet bewust dat ze fouten maken, leren de inspecties. Maar de administratie is nu eenmaal niet eenvoudig. “Het vergt een zekere vaardigheid om alles correct, regelmatig en netjes bij te houden”, zegt Katrijn. “De verrichtingen op de budgetrekening moeten overeenstemmen met de kosten die mensen indienen. Dat is het belangrijkste. Soms maken mensen ook fouten in hun nadeel. Ze vergeten bijvoorbeeld kosten in te dienen en dan wijzen we hen daarop.”
Naast de louter administratieve controle, bekijkt Zorginspectie de organisatie van de zorg. Slaagt de budgethouder erin zijn zorg te organiseren en een geschikte assistent te vinden? Is er voldoende ondersteuning? Is de continuïteit van de zorg gegarandeerd? “We overlopen al die aspecten met de budgethouder”, zegt Katrijn. “We leggen mensen niets op, maar doen hen wel even nadenken. Hebben ze bijvoorbeeld een oplossing voor als er iemand uit hun netwerk uitvalt? Als we merken dat iemand het lastig heeft met de administratie of de organisatie van zijn zorg, wijzen we hen op het bestaan van bijstandsorganisaties.”
Iedereen vergeet weleens iets, maar het gaat doorgaans om kleinigheden.
Na een inspectiebezoek krijgt de budgethouder een uitgebreid verslag. “Daarin overlopen we nog eens alle punten van de inspectie. In het verslag staan nooit verrassingen, het is een herhaling van wat we tijdens de inspectie mondeling al toelichtten. Mensen krijgen twee weken tijd om te reageren op het verslag. Daarna sturen we het naar het VAPH. Het is uiteindelijk het VAPH dat beslist wat er moet gebeuren. Zorginspectie legt nooit maatregelen op”, legt Katrijn uit.
“Als we na de inspectie afscheid nemen, zeggen de meesten dat het goed meeviel. ‘Ik ben blij dat ik inspectie kreeg’, horen we dikwijls. Dat komt omdat we mensen wijzen op wat beter kan in hun administratie en de organisatie van hun zorg en ondersteuning. Ik doe deze job nu al twee jaar en ik heb nog geen enkele slechte ervaring gehad. Iedereen vergeet wel eens iets in zijn administratie, maar het gaat doorgaans om kleinigheden. Al komen er af en toe ook wel grove misbruiken aan het licht.”
“Goed dat er controle is”
Melissa Faes heeft een visuele handicap. Ze is muzikante van opleiding, is voltijds mama van een 15-jarige dochter en doet vrijwilligerswerk bij sociale kruidenier de NetZak. Sinds 2015 heeft Melissa een persoonlijk budget.
“Ik vind het normaal dat er controle is”, zegt Melissa. “Tijdens de coronacrisis kreeg ik een VAPH-controle. Die werd aangekondigd met een brief waarin de documenten waren opgelijst die ik moest scannen en opsturen. Het ging onder meer om facturen en afschriften. Ik vond dat eerlijk gezegd niet zo duidelijk. Daarom deed ik een beroep op bijstandsorganisatie Absoluut. Die stuurde de juiste documenten voor mij op. Een tijdje later kreeg ik een brief dat alles in orde was.”
Heeft Melissa een tip voor budgethouders die een controle verwachten? “Blijf gewoon jezelf”, zegt ze. “Als je boekhouding in orde is, is er geen probleem. Het is goed dat er inspectie is.”
Het is goed dat er inspectie is.
Welke controle kunt u verwachten?
Krijgt u controle? Dan krijgt u vooraf een telefoon en/of brief van het VAPH of van Zorginspectie. Daarin staat duidelijk wat er gecontroleerd wordt en welke documenten u moet opsturen of klaarleggen.
Er zijn vereenvoudigde en gewone controles op basis van steekproeven door het VAPH en controles door Zorginspectie.
- Een vereenvoudigde controle door het VAPH gebeurt vooral bij starters. De budgethouder moet een chronologisch overzicht van alle rekeninguittreksels met kosten (facturen en creditnota’s) bezorgen. Ook de begin- en eindstand van de rekening moeten zichtbaar zijn.
- Bij een gewone controle door het VAPH vraagt het VAPH de budgethouder een kopie van alle lopende overeenkomsten, facturen en creditnota’s én alle rekeninguittreksels met kosten in een bepaalde periode.
- Een controle door Zorginspectie is de meest uitgebreide. Ze gebeurt bij de budgethouder thuis. Documenten die gecontroleerd worden zijn alle lopende overeenkomsten, facturen en creditnota’s en alle rekeninguittreksels met kosten.
Elke budgethouder kan controle krijgen. Jaarlijks wordt willekeurig een aantal mensen geselecteerd. Daarnaast zijn er gerichte controles op basis van vaststellingen. Als uw administratie bijvoorbeeld niet in orde blijkt of als een zorgaanbieder of dossierbeheerder dat meldt. Ten slotte zijn er opvolgcontroles.
Enkele vaak voorkomende fouten tijdens een controle:
- dubbel geregistreerde kosten
- door elkaar gebruik van PAB/PVB-rekening en privérekening
- niet-naleven van de bestedingsregels
- foutief ingediende creditnota’s
- overeenkomsten die niet correct zijn ondertekend
Worden tijdens een controle flagrante inbreuken vastgesteld, dan kan het VAPH begeleidende maatregelen opleggen:
- de budgethouder doorsturen naar een bijstandsorganisatie
- 4 verplichte sessies bij een bijstandsorganisatie
- 2 jaar verplichte bijstand door een bijstandsorganisatie
- verplichte voucherbesteding voor PVB
- stopzetting van het budget
Zijn de bestedingsregels niet gevolgd? Dan vordert het VAPH het bedrag terug.