Dag allemaal, ik ben Ellen De Visscher, beleidsondersteuner bij de afdeling Vergunnen en Financieren van het VAPH. Dat houdt in dat ik een aanspreekpunt ben voor thema's die handelen over kwaliteit en rechten en plichten. Daaronder valt ook de individuele dienstverleningsovereenkomst waarin de afspraken over ondersteuning vastgelegd worden. In dit webinar neem ik jullie graag mee door de modeldocumenten die werden opgemaakt voor de individuele dienstverleningsovereenkomst in het kader van ondersteuning door een multifunctioneel centrum.
We starten deze webinar met algemene informatie over de individuele dienstverleningsovereenkomst die ook kortweg de IDO wordt genoemd. Wat is die IDO precies en waaruit bestaat hij? Wie moet die IDO ondertekenen en wat wordt verwacht bij gedwongen hulpverlening? Daarna zoomen we dieper in op de modeldocumenten die voor een IDO voor ondersteuning door een multifunctioneel centrum werden opgemaakt. Waarom vonden we het belangrijk om een model-IDO op te maken? Waarom zijn er twee versies opgemaakt en wanneer wordt welk model gebruikt? Wat is de meerwaarde van die documenten en hoe worden ze het best gebruikt? We lichten dan ook een aantal aandachtstpunten toe uit de modeldocumenten en daarvoor gaan we gebruik maken van concrete situaties. Om af te sluiten geven we graag mee wat het vervolgtraject is dat we met de modeldocumenten willen afleggen.
We starten dus met wat meer informatie over wat een individuele dienstverleningsovereenkomst of IDO precies is. Een IDO is een overeenkomst of een contract tussen het multifunctioneel centrum, of kortweg MFC, en de gebruiker of zijn vertegenwoordiger. Het is een contract wat inhoudt dat het een juridisch document is. In die IDO worden afspraken vastgelegd over de ondersteuning die het MFC aan de persoon met een handicap zal geven. Zo staat onder andere in de IDO vermeld welke ondersteuning de persoon met een handicap krijgt, en hoe vaak. In de IDO staat ook duidelijk welke kosten er nog aan de gebruiker aangerekend zullen worden. Heel belangrijk is dat de IDO wordt opgemaakt in dialoog tussen het MFC en de gebruiker of zijn vertegenwoordiger. Elk aspect wordt besproken, waarna men tot afspraken komt en deze afspraken worden in de IDO opgenomen. De inhoud van de IDO wordt dus in samenspraak bepaald en beide partijen zijn akkoord over de gemaakte afspraken. Dat maakt van de overeenkomst een individueel document zoals de naam 'individuele dienstverleningsovereenkomst' ook aangeeft. Het is dus normaal dat twee gebruikers bij eenzelfde zorgaanbieder een verschillende IDO hebben, zelfs al krijgen ze gelijkaardige ondersteuning. Een IDO moet opgemaakt worden voordat de ondersteuning aan de persoon met een handicap start. Dat is belangrijk zodat vooraf alle afspraken over de ondersteuning duidelijk zijn. Dat zorgt niet alleen voor duidelijkheid maar ook voor een goede verstandhouding tussen beide partijen. Als de ondersteuning al zou starten voor er een gezamenlijk akkoord is over de gemaakte afspraken, dan kan dat van bij de start al leiden tot ontevredenheden en conflicten als men dan achteraf niet tot een akkoord zou komen. Er is wel een uitzondering wanneer er nood is aan dringende opvang en deze niet uitgesteld kan worden. In dat geval kan de ondersteuning wel starten zonder dat er eerst een IDO opgemaakt werd. Er wordt dan wel verwacht dat die IDO binnen 5 dagen opgemaakt wordt. Als bevestiging van gemaakte afspraken wordt de IDO ondertekend door de gebruiker of zijn vertegenwoordiger en de vertegenwoordiger van het MFC. Het is belangrijk de IDO pas te tekenen als alle afspraken duidelijk zijn en je akkoord bent met deze afspraken.
Heeft de gebruiker een persoonlijke-assistentiebudget of kortweg een PAB, dan kan hij of zijn vertegenwoordiger altijd beroep doen op een bijstandsorganisatie. Dat is een organisatie die budgethouders helpt bij het opstarten en beheren van het budget en organisatie van de ondersteuning. Bij de opmaak van de IDO kan een bijstandsorganisatie budgethouders bijstaan en ondersteunen. Het is wel belangrijk om ondersteuning te vragen voor de IDO getekend wordt. Want is die IDO al getekend, dan kan de bijstandsorganisatie de budgethouder nog moeilijk helpen met het maken van andere afspraken.
Het kwaliteitsbesluit van 4 februari 2011 is de regelgeving waarin staat wat er allemaal in de IDO moet staan. De IDO bestaat uit verschillende documenten, namelijk de IDO zelf, het handelingsplan, collectieve rechten en plichten en eventuele bijlagen. Zoals al gezegd, worden de afspraken over de ondersteuning opgenomen in de IDO zelf. In het handelingsplan wordt dan weer concreet beschreven op welke manier de ondersteuning die overeengekomen is in de IDO uitgevoerd zal worden. Het is mogelijk dat MFC's een andere naam geven aan het handelingsplan. Het handelingsplan is een onderdeel van de IDO. Dat betekent dus ook dat er eerst een handelingsplan moet zijn voor de start van de ondersteuning. Het is mogelijk dat het MFC het kind of jongere met een handicap eerst beter moet leren kennen voor een volledig uitgebreid handelingsplan opgemaakt kan worden. Er wordt dan toch een basishandelingsplan opgemaakt. Binnen de zes maanden na de start van de ondersteuning moet dat wel verder uitgewerkt worden tot een volwaardig handelingsplan. Het document met collectieve rechten en plichten vervolgens omschrijft de rechten en plichten van de gebruiker en het MFC. Die rechten en plichten zijn voor alle personen met een handicap die ondersteund worden door eenzelfde MFC dezelfde. Daarnaast is het zoals gezegd ook mogelijk dat bepaalde afspraken vastgelegd worden in een bijlage. Als dat het geval is, dan maken ook de bijlagen deel uit van de IDO. Alle verschillende onderdelen van de IDO moeten na akkoord getekend worden door de gebruiker of een vertegenwoordiger en een vertegenwoordiger van het MFC.
De IDO is een juridisch document dat ondertekend moet worden. Op die manier tonen beide partijen dat ze akkoord gaan met de gemaakte afspraken en die zullen naleven. Maar wie moet die IDO nu tekenen? De ondertekening gebeurt enerzijds door een vertegenwoordiger van het MFC en anderzijds door de gebruiker of zijn vertegenwoordiger. In het kader van ondersteuning door een MFC zal de gebruiker in de meeste gevallen een minderjarige zijn. In dat geval wordt de IDO ondertekend door de wettelijk vertegenwoordiger. Dat zijn meestal de ouders, tenzij er een voogd werd toegewezen. Rekening houdend met het decreet 'Rechtspositie minderjarigen' moet de gebruiker vanaf 12 jaar betrokken worden bij en akkoord zijn met hoe zijn ondersteuning georganiseerd wordt. Tenzij objectief duidelijk is dat de jongere niet tot een redelijke beoordeling van zijn belangen in staat is. Is de gebruiker meerderjarig, dan is het afhankelijk of deze een officiële vertegenwoordiger heeft of niet, wie de IDO tekent. Is er geen officiële vertegenwoordiger, dan tekent de gebruiker de IDO gewoon zelf. Is er wel een officiële vertegenwoordiger, dan kan het zijn dat er een bewindvoerder is. In dat geval is het afhankelijk van wat er in het vonnis van bewindvoering staat wie er moet tekenen. Is er een bewindvoerder over de persoon, over de goederen of over beide? In dat laatste geval zijn er soms twee verschillende bewindvoerders en moeten beiden tekenen. Daarnaast staat er in het vonnis ook of er sprake is van bijstand of vertegenwoordiging. Gaat het over bijstand? Dan moet ook de gebruiker zelf mee de IDO ondertekenen. Het is ook mogelijk dat de gebruiker een zorgvolmacht of lastgeving heeft waarbij het aangaan van een overeenkomst aan een andere persoon wordt toevertrouwd. In dat geval tekent de zorgvolmachthouder of lasthebber in naam van de gebruiker. Het is dus mogelijk dat meerdere personen de IDO moeten tekenen. Wordt een minderjarige gebruiker 18 jaar, dan blijft de bestaande IDO geldig. De IDO, opgemaakt en ondertekend door de wettelijk vertegenwoordiger, werd namelijk aangegaan in naam van de gebruiker. Omwille van het principe van zelfregie, is het aanbevolen om een nieuwe IDO op te maken met de gebruiker bij de overgang van minderjarigheid naar meerderjarigheid, tenzij er bewindvoering wordt ingesteld.
We staan ook even stil bij de situatie waarbij er sprake is van gedwongen hulpverlening. Dit is het geval wanneer een jeugdrechter beslist dat een minderjarige verplicht ondersteund moet worden door een MFC. In dat geval is het mogelijk dat de ouders als vertegenwoordiger van een minderjarige of de minderjarige zelf niet akkoord is met de beslissing van de jeugdrechter en dus ook niet akkoord gaat met de IDO. Daarnet hebben we aangegeven dat er altijd een IDO moet afgesloten worden vooraleer de ondersteuning start. Bij gedwongen jeugdhulpverlening wordt de ondersteuning echter opgelegd door een jeugdrechter ongeacht of de gebruiker of zijn vertegenwoordiger daarmee akkoord is. Als deze dus weigert te tekenen dan moet het MFC het registreren in een intern register. De ondersteuning kan in dat geval starten zonder een akkoord en handtekening van de andere partij.
Nu we weten wat een individuele dienstverleningsovereenkomst is en uit welke onderdelen die bestaat, stellen we graag de modeldocumenten voor en bespreken we waarom die opgemaakt werden. Waarom willen we nu een model voor de individuele dienstverleningsovereenkomst voorzien? IDO's zijn vaak lang, maar er moeten dan ook veel afspraken gemaakt worden en het gaat vaak over moeilijke materie. We horen ook dat het leidt tot administratieve lasten bij de MFC’s en krijgen het signaal dat IDO’s vaak moeilijk verstaanbaar zijn voor gebruikers en hun vertegenwoordigers. Vaak vindt de lezer in de overeenkomst niet terug wat hij wil weten of wat er nu precies afgesproken is tussen beide partijen. Nochtans is de IDO wel een belangrijk document waarin alle afspraken opgenomen zijn waarop de ondersteuning gebaseerd is. Het is belangrijk dat die afspraken duidelijk zijn voor zowel de gebruiker of zijn vertegenwoordiger als voor het MFC. Het is ook het instrument om op terug te vallen als er een conflict zou zijn. Bij het begin van de persoonsvolgende financiering ontwikkelden de werkgeversorganisaties, het Vlaams Welzijnsverbond en SOM een modelovereenkomst, inclusief bijlagen. Doorheen de tijd zijn daar diverse varianten en vele bijlagen bij ontstaan en daarom werd in co-creatie een nieuw model opgemaakt dat ook werd aangepast aan de situatie MFC. Zowel gebruikers als zorgaanbieders als het VAPH geloven erin dat het aanbieden van een model een middel is om te komen tot transparantie. Als we het hebben over transparantie hebben we het niet enkel over duidelijkheid over de prijzen die aangerekend worden, het gaat ook over welke ondersteuning wordt er geboden, hoeveel ondersteuning en wat houdt die ondersteuning precies in. Transparantie gaat daarnaast ook over gevolgen als overeengekomen ondersteuning door omstandigheden niet geboden kan worden. Kan er alternatieve ondersteuning voorzien worden, moet er een vergoeding betaald worden? Die zaken moeten duidelijk uit de IDO blijken. Met een model-IDO streeft het VAPH naar éénduidigheid, helderheid en leesbaarheid voor de gebruikers en hun vertegenwoordigers en transparantie tussen beide partijen. U zult zien dat de model-IDO is opgebouwd uit drie delen. Een eerste deel waarin de individuele afspraken tussen beide partijen worden opgenomen. Een tweede deel waarin eerder collectieve afspraken staan die grotendeels gelijk zijn voor alle gebruikers bij eenzelfde MFC en een apart luik voor de ondertekening waarin ook duidelijk wordt opgenomen welke documenten allemaal onderdeel uitmaken van de overeenkomst. Naast de model-IDO is ook een bijhorend document met extra informatie opgemaakt. Er werden ook sjablonen voor drie mogelijke bijlagen opgemaakt. Daar gaan we straks nog verder op in.
Eerst gaan we iets meer vertellen over de verschillende versies die werden opgemaakt. Er zijn namelijk twee versies van een model-IDO opgemaakt voor het gebruik van ondersteuning door een multifunctioneel centrum. Enerzijds is er de model-IDO MFC en anderzijds is er de model-IDO MFC PAB. Maar wanneer moet nu welk model gebruikt worden? De model-IDO MFC wordt gebruikt als de ondersteuning binnen de erkenning van het MFC plaatsvindt. Dat is zo als de ondersteuning van het MFC rechtstreeks door het VAPH gesubsidieerd wordt. De gebruiker betaalt dus de ondersteuning niet zelf aan het MFC. Het gaat hier telkens om gebruikers die een jeugdhulpverleningsbeslissing hebben voor de ondersteuning door een MFC. Dit model wordt ook gebruikt wanneer een gebruiker met een PAB gebruikmaakt van een combinatieregeling en dus het PAB combineert met dagopvang binnen de erkenning van het MFC. In dat geval wordt de dagopvang namelijk rechtstreeks gesubsidieerd door het VAPH en in mindering gebracht van het persoonlijke-assistentiebudget. De budgethouder moet daarvoor een combinatieformulier invullen en aan het VAPH bezorgen zodat het PAB herberekend kan worden. Als gedurende het jaar wijzigingen in de ondersteuning door het MFC plaatsvinden, dient een nieuw combinatieformulier ingediend te worden. Dat is enkel nodig voor structurele wijzigingen van minstens vier opeenvolgende weken. Daarnaast is er ook een model-IDO MFC PAB. Dit model wordt gebruikt wanneer de ondersteuning door het MFC geboden wordt buiten hun erkenning. Dat is het geval wanneer de gebruiker een PAB heeft en de ondersteuning van het MFC rechtstreeks met zijn PAB betaalt aan het MFC. In dat geval spreken we van inkopen: de ondersteuning van het MFC wordt ingekocht met het PAB.
We willen het gebruik van een model-IDO sterk aanbevelen omdat die een paar sterke punten hebben die de meerwaarde van die modellen naar boven brengen. Eerst en vooral zijn de modeldocumenten opgemaakt door vertegenwoordigers van zorggebruikers, zorgaanbieders, bijstandsorganisaties en het VAPH. Onafhankelijk Leven, Absoluut, Dito, Fovig, het Vlaams Welzijnsverbond en SOM werkten allen mee aan de opmaak van de documenten. Het feit dat het gedragen wordt door zowel vertegenwoordigers van gebruikers als van zorgaanbieders, maakt het toch wel een sterk concept. Het model is daarnaast opgemaakt volgens de verplichte bepalingen uit het kwaliteitsbesluit. Bovendien is er aandacht geschonken aan afspraken die aanbevolen zijn om extra duidelijkheid te brengen tussen de gebruiker en zijn vertegenwoordiger en het MFC. Zo wordt het bijvoorbeeld aanbevolen om afspraken te maken over afwezigheden waardoor overeengekomen ondersteuning niet geboden kan worden. Voor de model-IDO werd ook advies gevraagd aan advocaten gespecialiseerd in het overeenkomstenrecht omdat de IDO een belangrijk juridisch document is. Dat advies resulteerde in een juridisch sluitend model. Na het juridisch nazicht zijn de model-IDO en het document met extra informatie herwerkt door Wablieft. Dat is een organisatie die streeft naar heldere en begrijpelijke teksten om er een leesbaar geheel van te maken. Nog een laatste punt dat we graag in dit kader willen aanstippen is dat de documenten gericht zijn naar zowel gebruikers, hun vertegenwoordigers als MFC's. Iedereen krijgt dezelfde informatie aangeboden in een voor iedereen zo verstaanbaar mogelijke taal. Daardoor is het ook een ideaal instrument in de dialoog tussen de gebruiker, zijn vertegenwoordiger en het MFC.
Hoe worden deze modeldocumenten nu het best gebruikt? Belangrijk is om de model-IDO samen met het document met extra informatie te lezen. Het document met extra informatie is zo opgebouwd dat elk artikel of elke paragraaf uit de model-IDO erin terugkomt en indien nodig extra uitleg voorzien wordt. Daarnaast worden moeilijke woorden onderlijnd en onderaan in de begrippenlijst verder uitgelegd. MFC's zijn niet verplicht om de model-IDO te gebruiken maar we willen het wel sterk aanraden. Als het model gebruikt wordt is het niet de bedoeling dat alle bestaande IDO's worden aangepast aan het model. Het is in eerste plaats te gebruiken voor nieuwe overeenkomsten die afgesloten moeten worden. Wanneer een MFC beslist om de model-IDO niet te gebruiken, kan die nog steeds een leidraad zijn voor zowel de gebruiker of zijn vertegenwoordiger als het MFC. Zo kan het MFC het model gebruiken als inspiratie voor een eigen model en is de gebruiker of zijn vertegenwoordiger op de hoogte welke elementen verplicht opgenomen moeten worden in de IDO, welke sterk aanbevolen zijn en welke aspecten tijdens de dialoog zeker aangehaald moeten worden om afspraken rond te maken. Het is al eerder aan bod gekomen dat een IDO een individueel document is.
Het is dan ook mogelijk dat bepaalde passages uit het model niet van toepassing zijn voor de individuele situatie van een gebruiker. Die passages kunnen dan verwijderd worden uit het model, zodat de overeenkomst niet langer is dan nodig. In het document met extra informatie, wordt telkens aangegeven als een bepaalde passage weggelaten kan worden in een bepaalde situatie. Het model kan ook aangepast worden, zo kunnen bijvoorbeeld extra afspraken toegevoegd worden. Dat behoort tot de vrijheid van het MFC als sociale ondernemer en de keuze van de gebruiker of zijn vertegenwoordiger. We willen er wel op wijzen dat de correctheid van toegevoegde bepalingen niet gegarandeerd kan worden.
We gaan nu even dieper in op de bijlagen bij de IDO. Er zijn minstens twee bijlagen altijd verplicht. Dat zijn het handelingsplan en de collectieve rechten en plichten waarover we het daarnet al hadden. Zoals in het begin van de webinar aangehaald, zijn die bijlagen altijd een onderdeel van de IDO. Voor die twee bijlagen werd geen sjabloon voorzien. De reden daarvoor is dat de uitwerking van deze documenten zeer verschillend kan zijn en het MFC de vrijheid moet krijgen om daarvoor een eigen document op te maken, passend bij zijn eigen situatie als zorgaanbieder. Voor drie andere bijlagen wordt wel een sjabloon ter beschikking gesteld. Deze gaan we kort even overlopen. Het eerste sjabloon is het sjabloon 'Bijzondere volmacht medicatie'. Dit sjabloon is verplicht wanneer persoonlijke medicatie door een personeelslid van het MFC rechtstreeks besteld wordt bij de apotheek. De gebruiker of zijn vertegenwoordiger moet daarvoor namelijk een volmacht geven aan een welbepaald personeelslid. Het sjabloon 'Hulp door derden' is dan weer verplicht als de handicap van het kind of de jongere het gevolg is van een ongeval, een beroepsziekte, een medische fout of een andere schadegeval waarbij een derde de schade moet vergoeden. Het VAPH en het MFC moeten daarvan op de hoogte zijn, omdat de ondersteuning dan bekostigd zal moeten worden met de verkregen vergoeding. Als die vergoeding niet voldoende is voor alle kosten, dan past het VAPH bij tot het bedrag dat het VAPH zou voorzien als er geen sprake was van een schadegeval. Meldt de gebruiker of zijn vertegenwoordiger niet dat die een schadevergoeding ontvangt, of mogelijks zal ontvangen, dan kan het MFC de IDO eenzijdig stopzetten. Het laatste sjabloon dat ter beschikking wordt gesteld is het sjabloon 'Lastgeving' waarbij een personeelslid als lasthebber wordt aangesteld. Dit sjabloon is verplicht wanneer een personeelslid van het MFC gelden en goederen van een gebruiker beheert. Dat komt niet vaak voor. Als dat wel van toepassing is, dan moet wel verplicht een lastgevingsovereenkomst opgemaakt worden waarbij een specifiek personeelslid als lasthebber wordt aangeduid. Er moeten onder andere afspraken gemaakt worden over de start van de overeenkomst, hoe de gebruiker betrokken zal worden, of er een vergoeding verschuldigd is aan de lasthebber, en dergelijke. Net als bij de model-IDO is het de keuze van het MFC om de sjablonen te gebruiken of een eigen document te hanteren.
Daarnaast is het ook mogelijk dat nog andere bijlagen toegevoegd moeten worden aan de overeenkomst. Mogelijke andere bijlagen zijn: toestemming persoonlijke gegevens, opvragen, lijst met persoonlijke goederen, welke bijvoorbeeld verplicht is als de gebruiker duurzame persoonlijke goederen meebrengt naar het MFC, het gebruik van een persoonlijke ruimte met plaatsbeschrijving, een domiciliëringsmandaat, enzovoort. Andere bijlagen zijn mogelijk, afhankelijk van de afspraken die de gebruiker en het MFC maken. Een bijlage die niet correct is, is een bijlage over wie verpleegkundige handelingen mag stellen. Wettelijk gezien mogen die handelingen enkel door een verpleegkundige gesteld worden. In het verleden, en mogelijks nu nog, circuleerde ook een bijlage ‘Toestemming gezondheidszorg ondersteuning’ waarbij de gebruiker of zijn vertegenwoordiger zijn akkoord geeft dat verpleegkundige handelingen uitgevoerd kunnen worden door niet-verpleegkundig begeleidend personeel. Door dergelijke bijlagen op te nemen, willen MFC's duidelijkheid verschaffen aan hun gebruikers. Maar dat betekent ook dat het MFC en de gebruiker of zijn vertegenwoordiger overeenkomen een federale wetgeving niet na te leven. Als Vlaamse overheid kunnen we onmogelijk een bijlage als model opnemen waarin partijen stellen dat men een wet niet gaat nakomen. Dit overeenkomen geeft ook geen enkele garantie voor één van de partijen dat er geen aansprakelijkheden zouden kunnen zijn als er een fout zou gebeuren tijdens deze verpleegkundige handelingen. We beseffen als VAPH het praktische probleem hieromtrent. Er zijn momenteel op federaal niveau acties om dit probleem aan te pakken zodat bepaalde niet-verpleegkundigen onder bepaalde voorwaarden toch verpleegkundige handelingen kunnen stellen. Zodra die acties rond zijn, zal daarover gecommuniceerd worden over wat dat betekent voor de VAPH-sector. Als er aan één van de bijlagen een aanpassing moet gebeuren, is het niet nodig om een volledig nieuw IDO op te maken. Het is voldoende om enkel de bijlage aan te passen en die dan wel opnieuw te laten ondertekenen door beide partijen.
In het volgende deel van de webinar lichten we enkele aandachtspunten uit de model-IDO toe aan de hand van voorbeelden.
Een eerste aandachtspunt gaat over afspraken over de ondersteuning en we doen dit aan de hand van de situatie van Yasmina. Yasmina is een meisje van 15 jaar oud en heeft een verstandelijke handicap en autisme. Ze ontvangt van het VAPH een persoonlijke-assistentiebudget en dat budget wordt beheerd door haar mama. Thuis komt er enkele dagen per week een persoonlijke assistent om Yasmina te ondersteunen en op de andere dagen gaat Yasmina naar de dagopvang in een MFC in de buurt. Daarvoor heeft mama een overeenkomst afgesloten met het MFC. Yasmina maakt hier gebruik van de combinatieregeling waarbij ze haar PAB combineert met dagopvang in een MFC. In de IDO van Yasmina is volgende tabel opgenomen. U ziet dat in deze tabel enkel de collectieve ondersteuningsfuncties zijn opgenomen, terwijl in de model-IDO ook een tabel opgenomen is met individuele ondersteuningsfuncties. De tabel komt niet terug in de IDO van Yasmina omdat zij geen individuele ondersteuning krijgt van het MFC. Daarom wordt enkel de tabel met collectieve ondersteuningsfuncties opgenomen. Op die manier is de IDO van Yasmina overzichtelijk en niet onnodig lang. De tabel maakt voor mama en voor het MFC duidelijk welke ondersteuning geboden zal worden. De lezer van de IDO van Yasmina kan gemakkelijk terugvinden dat zij vier dagen per week naar de dagopvang gaat. En dat dit tijdens de zomervakantie wordt teruggeschroefd naar twee dagen per week. Ze wordt ook thuis opgehaald en teruggebracht door de bus van het MFC. In het vrij opmerkingenveld kunnen extra afspraken of verduidelijkingen over de ondersteuning opgenomen worden. In deze situatie is opgenomen dat er op woensdagnamiddag geen vervoer zal zijn vanuit het MFC. Het MFC voorziet namelijk enkel vervoer 's ochtends en 's avonds. Gezien Yasmina op woensdag maar een halve dag aanwezig is, komt mama haar ophalen. Dit blijkt duidelijk uit de overeenkomst. Omdat Yasmina haar PAB combineert met dagopvang vanuit het MFC, moet mama ook een combinatieformulier indienen bij het VAPH. Het VAPH vergoedt namelijk de overeengekomen dagopvang rechtstreeks aan het MFC en verlaagt daardoor het PAB van Yasmina op basis van het aantal dagdelen dagopvang waarvan gebruik gemaakt wordt. Omdat er al meteen afspraken gemaakt zijn rond de verminderde ondersteuning tijdens de zomervakantie, kan mama dat ook meteen doorgeven aan het VAPH, en is duidelijk welk budget ze nog kan inzetten voor de ondersteuning door de PAB-assistent in de thuissituatie.
We blijven nog even bij het voorbeeld van Yasmina om het belang toe te lichten om afspraken te maken over afwezigheden. Yasmina is vandaag gedurende de nacht ziek geworden, zij maakt gemakkelijk hoge koorts en kan daardoor vandaag niet naar de dagopvang. Daarnaast kreeg mama gisteren ook telefoon van de psychiater van Yasmina en deze stelt een tijdelijke opname in een psychiatrische setting voor omwille van de toename van het aantal crisismomenten in de afgelopen periode. Het zou gaan om een opname gedurende minstens een maand die mogelijks ook verlengbaar is. Mama moet dringend het MFC inlichten over de ziekte van haar dochter en hen op de hoogte brengen van de opname. Mama en het MFC hebben voor de start van de ondersteuning ook afspraken gemaakt over afwezigheden waardoor de overeengekomen ondersteuning niet zou kunnen doorgaan. Hier kan u lezen welke afspraken mama en het MFC daarover gemaakt hebben. Bij afwezigheid kan de ondersteuning niet op een ander moment ingehaald worden volgens hun afspraken. En daarnaast is het ook de afspraak dat afwezigheden twee dagen vooraf doorgegeven moeten worden. Als dat niet gebeurt, wordt een vergoeding van 7 euro aangerekend op de volgende factuur. Omdat Yasmina deze nacht ziek is geworden, geldt deze afspraak niet en valt het onder een onvoorziene omstandigheid. Mama kan dus gewoon deze ochtend laten weten dat Yasmina niet naar de dagopvang komt. Daar zal geen vergoeding voor aangerekend worden. Ook de eigen financiële bijdrage kan niet aangerekend worden omdat er geen ondersteuning plaatsvindt. Terwijl mama belt naar het MFC om de ziekte van Yasmina te melden, laat ze ook meteen weten dat Yasmina vanaf 1 juli gedurende minstens een maand niet naar de dagopvang zal komen omwille van opname in een psychiatrische setting. Hiervoor zal zij ook geen vergoeding moeten betalen aan het MFC, gezien zij dit volgens de afspraken tijdig gemeld heeft. Gezien het hier gaat om een afwezigheid van minstens vier opeenvolgende weken, zal mama ook een nieuw combinatieformulier aan het VAPH moeten bezorgen. Mama spreekt meteen af met het MFC dat zij dit zo snel mogelijk invult en aan hen doorstuurt voor de nodige handtekening. Op die manier kan mama het formulier aan het VAPH bezorgen, waarna het VAPH de hoogte van het beschikbare PAB kan aanpassen. Het is belangrijk om goede afspraken te maken over afwezigheden want deze zorgen voor duidelijkheid en een goede relatie tussen beide partijen.
Een volgend aandachtspunt dat we graag toelichten, gaat over het aanpassen van de afgesproken kosten aan de index. Daarvoor bekijken we het voorbeeld van Aïsha. Zij is een meisje van 10 jaar en heeft een meervoudige handicap. Zij ontvangt een PAB waarmee ondersteuning in het MFC bij hen in de buurt wordt ingekocht. In tegenstelling tot het voorbeeld van Yasmina, betalen hier de ouders de ondersteuning rechtstreeks aan het MFC met het PAB. Aïsha gaat wekelijks op maandag en dinsdag naar de dagopvang en blijft van maandag op dinsdag ook overnachten in het MFC. De ouders van Aïsha zijn budgethouders en betalen deze ondersteuning dus met het PAB van Aïsha. Zij hebben nu in december een brief ontvangen met de boodschap dat de kosten voor de ondersteuning vanaf januari zullen stijgen omwille van een aanpassing aan de index. De papa van Aïsha weet dat alle afspraken rond de kostprijs in de IDO opgenomen zijn en neemt de IDO erbij. Daarin kan hij terugvinden dat het MFC de mogelijkheid heeft om jaarlijks de zorggebonden kosten aan te passen aan de index volgens een bepaalde formule en dat het MFC in dat geval een maand voordien een brief met de aangepaste prijs naar de ouders stuurt. Papa informeert mama over de prijsstijging zodat zij ook op de hoogte is dat er volgende maand een hogere factuur verwacht kan worden. In het kader van de aanpassing van de kosten aan de index, is het dus van belang dat in de IDO opgenomen is wanneer een aanpassing aan de index kan gebeuren, volgens welke formule en dat het MFC vooraf communiceert over de aanpassing van de prijs.
We blijven nog even bij het voorbeeld van Aïsha om nog iets meer te vertellen over de facturen. De ouders van Aïsha krijgen elk kwartaal, dus om de drie maanden, een factuur van het MFC. Op die factuur staan zowel de kosten voor de ondersteuning die ze met het PAB van hun dochter betalen, als ook bijkomende kosten. Deze kosten gaan over de prijs van de kamer met inbegrip van nutsvoorzieningen, vier maaltijden per week, en het onderhoud. Deze kosten betalen ze met eigen middelen. Als budgethouders staan de ouders ook in voor enkele administratieve taken. Zo moeten zij verschillende gegevens uit de IDO die gesloten werd met het MFC registreren via het e-loket 'Mijn VAPH' in het dossier van hun dochter. Ze kunnen dit ook via een formulier op papier aan het VAPH bezorgen, maar de ouders zijn vertrouwd met het e-loket en vinden dat efficiënter. Daarnaast moeten zij ook de kosten voor de ondersteuning van hun dochter indienen bij het VAPH. Dat moeten zij doen ten laatste 1 april van het jaar nadat de ondersteuning geboden is. Dienen zij die kosten later in dan 1 april, dan betaalt het VAPH die kosten niet meer terug. Om die reden hebben de ouders met het MFC bij de opmaak van het IDO de afspraak gemaakt om de facturen over de ondersteuning geboden op het einde van het jaar ten laatste eind februari van het jaar erop te bezorgen. Op die manier kunnen de ouders de kosten tijdig indienen bij het VAPH en ontstaan er geen problemen bij de terugbetaling.
Een volgend aandachtspunt dat we willen aanhalen, heeft te maken met gedwongen jeugdhulpverlening en daarvoor bekijken we de situatie van Ralph. Ralph is een 16-jarige jongeman met autisme en een uitgesproken gedrags- en emotionele stoornis. Ralph heeft reeds een hele geschiedenis en een complexe thuissituatie. Zijn vader heeft hij nooit gekend, met zijn moeder heeft hij geen goede band en in het verleden vertoonde hij zwaar agressief gedrag ten aanzien van zijn jongere zus. Hij verblijft nu 7 dagen op 7 in het MFC op basis van een beslissing van de jeugdrechter. Er is een moeilijk contact tussen het MFC en zijn moeder. Zij is niet akkoord met de beslissing van de jeugdrechter en is weinig betrokken bij de ondersteuning van Ralph. Bij de start van de ondersteuning heeft het MFC samengezeten met moeder om de IDO op te maken. Zij heeft echter geweigerd deze te ondertekenen. Gezien het hier om gedwongen jeugdhulpverlening gaat, werd de ondersteuning toch opgestart zonder een ondertekende IDO. Het MFC heeft intern geregistreerd dat moeder weigert de IDO te tekenen met als reden dat ze niet akkoord is dat haar zoon in een MFC moet verblijven. Intussen verblijft Ralph nu al drie jaar in het MFC zonder een getekende IDO. Het handelingsplan van Ralph wordt elke zes maand besproken en geëvalueerd. Tijdens deze bespreking is Ralph steeds aanwezig net als zijn consulent van de sociale dienst van de jeugdrechtbank. Ook moeder wordt steeds uitgenodigd maar is de afgelopen drie jaar slechts één keer aangesloten. Daarbij weigerde ze ook het handelingsplan te tekenen. Omdat ze niet achter de beslissing van de jeugdrechter staat en vindt dat Ralph terug naar huis moet komen, stond ze niet open om de ondersteuning van Ralph inhoudelijk te bespreken. Sindsdien sluit ze niet meer aan. Het MFC stuurt haar voor elke bespreking een uitnodiging. Daarnaast sturen ze na elke bespreking een mail met een samenvatting van wat er precies besproken is geweest, met daarbij ook het aangepaste handelingsplan met de vraag om deze voor akkoord te tekenen. Het MFC krijgt daarop nooit een antwoord van moeder. Ze registreren hun pogingen om moeder te betrekken zodat ze kunnen aantonen dat ze als MFC de moeite doen om moeder te betrekken bij de ondersteuning van Ralph en met haar het handelingsplan te bespreken en zodat ze ook kunnen motiveren waarom noch de IDO noch het handelingsplan ondertekend is.
Een laatste punt dat we willen uitlichten gaat over het aanpassen van de IDO. Daarvoor bekijken we de situatie van Gilles. Hij is een 17-jarige jongeman en zit in dezelfde leefgroep als Ralph. Hij verblijft vijf dagen in het MFC en gaat tijdens het weekend naar huis bij zijn ouders. Ook tijdens de vakantieperiodes blijft Gilles thuis. Sinds vorig jaar hebben de ouders wel de vraag gesteld om gedurende de vakantieperiodes mobiele begeleiding te kunnen ontvangen gezien de vakanties het jaar voordien iets moeilijker verlopen waren. Dit zorgde ervoor dat Gilles zijn IDO aangepast moest worden. Om administratieve lasten te beperken en omdat vele afspraken dezelfde bleven, spraken het MFC en de ouders toen af om de extra ondersteuning op te nemen via een addendum. Dus dat wil zeggen dat Gilles sinds vorig jaar een addendum bij zijn IDO heeft, waarin bijkomende afspraken omtrent de begeleiding zijn opgenomen. Dit addendum werd ondertekend door het MFC en de ouders van Gilles en maakt sindsdien deel uit van de IDO. Ook de andere afspraken uit de IDO blijven gelden. De IDO kon in deze situatie ook volledig aangepast worden, maar dat is niet noodzakelijk. Het is wel belangrijk dat de IDO een overzichtelijk en duidelijk document blijft voor beide partijen. Bij verschillende wijzigingen kan het wel aangewezen zijn om de IDO volledig opnieuw op te maken. Gilles verjaart morgen en wordt dan 18. Dat betekent dat hij meerderjarig wordt en dat zijn ouders hem eigenlijk niet meer wettelijk vertegenwoordigen. De IDO die afgesloten werd tussen het MFC en de ouders van Gilles, de bestaande IDO, blijft ook na zijn 18de verjaardag gelden. De IDO werd namelijk afgesloten in naam van Gilles. Gedurende de periode dat hij vertegenwoordigd werd door zijn ouders, werd Gilles ook telkens betrokken bij elke bespreking, ook over deze van de IDO, en ging hij akkoord met de inhoud van de ondersteuning. Zoals in het begin van de webinar reeds aangehaald is het in het kader van het decreet Rechtspositie Minderjarigen van belang minderjarigen vanaf de leeftijd van 12 jaar, indien mogelijk, te betrekken bij de organisatie van hun ondersteuning. Hoewel de bestaande IDO in principe geldig blijft, heeft het MFC volgende week met Gilles een afspraak gemaakt om de IDO met hem te overlopen. In het kader van zelfregie vindt het MFC dat belangrijk. Gilles heeft gevraagd of zijn ouders wel als belangrijk betrokken derde aanwezig kunnen zijn bij de bespreking. Tijdens de bespreking uit Gilles zijn wens om meer zelfstandig te gaan wonen. Zijn ouders staan hier wat terughoudend tegenover, maar Gilles wil echter graag op termijn alleen gaan wonen. Samen met het MFC worden de verschillende mogelijkheden besproken, en wordt uiteindelijk afgesproken dat Gilles vanaf volgende maand in het MFC de overstap kan maken naar studiowonen. De IDO moet in die zin ook aangepast worden. Gezien Gilles al een IDO heeft met een addendum en hij nu ook zelf zal tekenen, wordt er afgesproken om de hele IDO aan te passen. Op die manier blijft de IDO overzichtelijk voor beide partijen en wordt er niet met meerdere addenda gewerkt.
We zijn bijna aan het einde van dit webinar gekomen. Om af te sluiten vertellen we graag nog iets meer over het verdere traject dat we willen lopen met deze modeldocumenten. De model-IDO en bijhorende documenten zullen gedurende een periode van twee jaar geëvalueerd worden. Die evaluatie kan gepaard gaan met wijzigingen aan de documenten. We willen jullie dan ook warm aanbevelen de documenten te gebruiken en jullie ervaringen, feedback, verbetervoorstellen, en dergelijke, met ons te delen. Het is jullie feedback als gebruikers van de documenten die we zullen meenemen tijdens het evaluatietraject. Feedback over deze model-IDO en bijhorende documenten kan gestuurd worden naar: avf@vaph.be. Vermeld in het onderwerp van uw e-mail zeker 'Feedback model-IDO' zodat deze mails makkelijk gescheiden kunnen worden van andere e-mails. Dus bij deze nogmaals een warme oproep, stuur zeker jullie feedback naar ons door. We willen zorgen voor een stabiel maar toch een levend document, het is met andere woorden niet de bedoeling dat er continu wijzigingen aan de documenten zullen gebeuren. Wel voorzien we alvast een eerste evaluatiemoment met mogelijkheid tot bijsturing in het najaar. Het kan natuurlijk ook nodig zijn dat er door wijzigingen aan de regelgeving aanpassingen aan de documenten moeten gebeuren. U zult op de website van het VAPH altijd de meest recente versie kunnen raadplegen en ook de datum van de laatste update zal steeds vermeld worden. Tot slot rest er mij alleen maar jullie te bedanken voor het volgen van deze webinar. We hopen dat jullie na het bekijken van deze webinar enthousiast zijn om met de modeldocumenten aan de slag te gaan. Tot slot wil ik ook nogmaals benadrukken dat de modeldocumenten tot stand zijn gekomen in samenwerking met verschillende partners die ik graag nogmaals uitdrukkelijk wil bedanken. Dank jullie wel voor jullie aandacht.