Dag allemaal, ik ben Ellen De Visscher, beleidsondersteuner bij de afdeling Vergunnen en Financieren van het VAPH. Dat houdt in dat ik een aanspreekpunt ben voor thema's die handelen over bijvoorbeeld kwaliteit en rechten en plichten. Ook de individuele dienstverleningsovereenkomst waarin de nodige afspraken over de ondersteuning vastgelegd worden, hoort daaronder.
In deze webinar neem ik jullie mee door de modeldocumenten die werden opgemaakt voor de individuele dienstverleningsovereenkomst in het kader van rechtstreeks toegankelijke hulp. We starten deze webinar met algemene informatie over de individuele dienstverleningsovereenkomst die wordt ook wel kortweg IDO genoemd. Wat is die IDO precies en waaruit bestaat hij? En wie moet nu precies die IDO ondertekenen? Daarna zoomen we dieper in op de modeldocumenten die voor een IDO in het kader van rechtstreeks toegankelijke hulp werden opgemaakt. Waarom vonden we het belangrijk om een model-IDO op te maken? Welke documenten worden allemaal opgemaakt? Wat is de meerwaarde van die documenten en hoe worden ze het best gebruikt? We staan ook even stil bij de pilootfase RTH. Kunnen de modeldocumenten ook voor initiatieven erkend binnen die pilootfase gebruikt worden? We lichten daarna een aantal aandachtspunten uit de modeldocumenten toe, we gaan daarvoor gebruik maken van concrete situaties. Om af te sluiten, geven we graag mee wat het vervolgtraject is dat we met die modeldocumenten willen afleggen.
Maar starten doen we dus met informatie over wat een individuele dienstverleningsovereenkomst of IDO precies is. Een IDO is een overeenkomst of een contract tussen de aanbieder van de rechtstreeks toegankelijke hulp, of kortweg RTH-aanbieder, en de gebruiker of zijn vertegenwoordiger. Het is een contract, wat inhoudt dat het een juridisch document is. In die IDO worden afspraken vastgelegd over de ondersteuning die de RTH-aanbieder aan de persoon met een handicap zal geven. Zo staat er in de IDO onder andere vermeld welke ondersteuning de persoon met een handicap krijgt, en hoe vaak. In de IDO staat ook duidelijk vermeld welke kosten er nog aan de gebruiker aangerekend kunnen worden. Heel belangrijk is dat de IDO wordt opgemaakt in dialoog tussen de RTH-aanbieder en de gebruiker. Elk aspect wordt besproken, men komt tot afspraken en deze afspraken worden in de IDO opgenomen. De inhoud van de IDO wordt dus in samenspraak bepaald en beide partijen zijn akkoord over de gemaakte afspraken. Dat maakt van de overeenkomst een individueel document zoals de naam 'individuele dienstverleningsovereenkomst' ook aangeeft. Het is dus normaal dat twee gebruikers bij eenzelfde zorgaanbieder een verschillende IDO hebben, zelfs al krijgen ze mogelijks gelijkaardige ondersteuning. Een IDO moet opgemaakt worden voordat de ondersteuning aan de persoon met een handicap start. Dat is belangrijk zodat vooraf alle afspraken over de ondersteuning duidelijk zijn. Dat zorgt niet alleen voor duidelijkheid maar ook voor een goede verstandhouding tussen de gebruiker en de RTH-aanbieder. Als de ondersteuning al start zonder dat er gezamenlijke afspraken gemaakt worden, kan dat van bij de start van de ondersteuning leiden tot ontevredenheden en conflicten als men achteraf dan niet tot een akkoord zou komen. Er is wel een uitzondering: wanneer er nood is aan dringende opvang en deze niet uitgesteld kan worden. In dat geval kan ondersteuning wel starten zonder dat er eerst een IDO opgemaakt werd. Er wordt dan wel verwacht dat de IDO binnen de vijf dagen opgemaakt wordt. Als bevestiging van de gemaakte afspraken wordt de IDO ondertekend door de gebruiker, en een vertegenwoordiger van de RTH-aanbieder. Het is belangrijk de IDO pas te tekenen als alle afspraken duidelijk zijn, én als beide partijen akkoord zijn met deze afspraken.
Het kwaliteitsbesluit van 4 februari 2011 is de regelgeving waarin staat wat er allemaal in de IDO moet staan. De IDO bestaat uit verschillende documenten, namelijk de IDO zelf, collectieve rechten en plichten en mogelijks eventuele bijlagen. Zoals al gezegd, worden de afspraken over de ondersteuning opgenomen in de IDO zelf. Het document met collectieve rechten en plichten omschrijft dan weer de rechten en plichten van de gebruiker en de RTH-aanbieder. Die rechten en plichten zijn voor alle personen met een handicap die ondersteund worden door eenzelfde RTH-aanbieder dezelfde. Daarnaast is het ook mogelijk dat bepaalde afspraken vastgelegd worden in een bijlage. Als dat het geval is, dan maken de bijlagen ook deel uit van de IDO. Al deze verschillende onderdelen van de IDO moeten na akkoord getekend worden door de gebruiker of zijn vertegenwoordiger, en een vertegenwoordiger van de RTH-aanbieder.
Zoals al gezegd is de IDO een juridisch document dat ondertekend moet worden. Op die manier tonen beide partijen dat ze akkoord gaan met de gemaakte afspraken en die zullen naleven. Maar wie moet deze IDO nu precies tekenen? De ondertekening gebeurt enerzijds door een vertegenwoordiger van de RTH-aanbieder, en anderzijds door de gebruiker en/of zijn vertegenwoordiger. Is de gebruiker minderjarig dan wordt de IDO ondertekend door de wettelijk vertegenwoordiger. Dat zijn meestal de ouders, tenzij er een voogd werd toegewezen. Rekening houdend met het decreet 'Rechtspositie minderjarigen' moet de gebruiker vanaf 12 jaar betrokken worden bij en akkoord zijn met hoe zijn ondersteuning georganiseerd wordt. Tenzij objectief duidelijk is dat de jongere niet tot een redelijke beoordeling van zijn belangen in staat zou zijn. Is de gebruiker meerderjarig, dan is het afhankelijk of deze een officiële vertegenwoordiger heeft of niet, wie de IDO tekent. Is er geen officiële vertegenwoordiger, dan tekent de gebruiker de IDO. Is er wel een officiële vertegenwoordiger dan kan het zijn dat er een bewindvoerder is. In dat geval is het afhankelijk van wat er in het vonnis van de bewindvoering staat wie er moet tekenen. Is er een bewindvoerder over de persoon, over de goederen of over beide? In dat laatste geval kan het zelfs zijn dat er twee verschillende bewindvoerders zijn en beiden de IDO moeten tekenen. Daarnaast staat in het vonnis ook of er sprake is van bijstand of vertegenwoordiging. Gaat het over bijstand? Dan moet ook de gebruiker zelf mee ondertekenen. Het is ook mogelijk dat de gebruiker een zorgvolmacht of een lastgeving heeft waarbij het aangaan van een overeenkomst aan een andere persoon wordt toevertrouwd. In dat geval tekent de zorgvolmachthouder of lasthebber in naam van de gebruiker. Het is dus mogelijk dat meerdere personen de IDO moeten ondertekenen.
Wordt een minderjarige gebruiker 18 jaar, dan blijft de bestaande IDO geldig. De IDO, opgemaakt en ondertekend door de wettelijk vertegenwoordiger, werd namelijk aangegaan in naam van de gebruiker. Omwille van het principe van zelfregie, is het echter aanbevolen om toch een nieuwe IDO op te maken met de gebruiker bij de overgang van minderjarigheid naar meerderjarigheid, tenzij er bewindvoering wordt ingesteld.
Nu we weten wat een individuele dienstverleningsovereenkomst is en uit welke onderdelen die bestaat, stellen we graag de modeldocumenten voor en bespreken we waarom die opgemaakt werden.
Waarom wilden we nu een model voor de individuele dienstverleningsovereenkomst voorzien? IDO's zijn vaak lang, maar er moeten dan ook veel afspraken gemaakt worden en het gaat vaak over moeilijke materie. We horen ook dat het leidt tot administratieve lasten bij de zorgaanbieders en krijgen het signaal dat IDO’s vaak moeilijk verstaanbaar zijn voor gebruikers of hun vertegenwoordigers. Vaak vindt de lezer in de overeenkomst niet terug wat hij wil weten of wat er afgesproken is tussen de beide partijen. Nochtans is de IDO wel een belangrijk document waarin alle afspraken opgenomen zijn waarop de ondersteuning gebaseerd is. Het is belangrijk dat die afspraken duidelijk zijn voor zowel de gebruiker als de RTH-aanbieder. Het is ook het instrument om op terug te vallen als er een conflict zou zijn. Bij het begin van de persoonsvolgende financiering ontwikkelden de werkgeversorganisaties, het Vlaams Welzijnsverbond en SOM een modelovereenkomst, inclusief bijlagen. Doorheen de tijd zijn daar verschillende varianten en vele bijlagen bij ontstaan. Daarom werd in co-creatie een nieuw model opgemaakt dat ook werd aangepast aan de situatie RTH. Zowel gebruikers als zorgaanbieders als het VAPH geloven erin dat het aanbieden van een model een middel is om te komen tot transparantie. Als we het hebben over transparantie hebben we het niet enkel over duidelijkheid over de prijzen die aangerekend worden, het gaat ook over: welke ondersteuning wordt er geboden, hoeveel ondersteuning en wat houdt die ondersteuning dan precies in. Daarnaast gaat transparantie ook over bijvoorbeeld de gevolgen als overeengekomen ondersteuning door omstandigheden niet geboden kan worden. Is er dan alternatieve ondersteuning mogelijk? Moet er een vergoeding betaald worden? Die zaken moeten duidelijk uit de IDO blijken. Met de model-IDO streeft het VAPH naar eenduidigheid, helderheid en leesbaarheid voor de gebruiker en transparantie tussen beide partijen. U zult zien dat de model-IDO is opgebouwd uit drie delen. Een eerste deel waarin de individuele afspraken tussen beide partijen worden opgenomen. Een tweede deel waarin eerder collectieve afspraken staan die grotendeels gelijk zijn voor alle gebruikers bij eenzelfde RTH-aanbieder en een apart luik voor de ondertekening waarin ook duidelijk wordt opgenomen welke documenten allemaal deel uitmaken van de overeenkomst. Naast de model-IDO werd ook een bijhorend document met extra informatie opgemaakt. Er werden ook sjablonen voor twee mogelijke bijlagen opgemaakt. Daar gaan we straks nog verder op in.
We willen het gebruik van de model-IDO sterk aanbevelen, omdat die een paar sterke punten heeft die de meerwaarde van het model naar boven brengen. Eerst en vooral zijn de modeldocumenten opgemaakt door vertegenwoordigers van zorggebruikers, zorgaanbieders, bijstandsorganisaties, en het VAPH. Onafhankelijk Leven, Absoluut, Dito, Fovig, het Vlaams Welzijnsverbond en SOM werkten allen mee aan de opmaak van de documenten. Het feit dat het gedragen wordt door zowel vertegenwoordigers van gebruikers als van zorgaanbieders, maakt het toch wel een sterk concept. Daarnaast is het model opgemaakt volgens de verplichte bepalingen uit het kwaliteitsbesluit. Maar daarnaast is er ook aandacht geschonken aan afspraken die aanbevolen zijn om extra duidelijkheid te brengen tussen de gebruiker en de RTH-aanbieder. Zo wordt het bijvoorbeeld aanbevolen om afspraken te maken over afwezigheden waardoor de overeengekomen ondersteuning niet geboden kan worden. Voor de model-IDO werd ook advies gevraagd aan een advocatenkantoor gespecialiseerd in het overeenkomstenrecht omdat de IDO een belangrijk juridisch document is. Dat advies resulteert nu in een juridisch sluitend model. Na het juridisch nazicht zijn de model-IDO en het document met extra informatie herwerkt door Wablieft. Dat is een organisatie die streeft naar heldere en begrijpelijke teksten om er een leesbaar geheel van te maken. Nog een laatste punt dat we heel graag willen aanstippen, is dat de documenten gericht zijn naar zowel gebruikers, hun vertegenwoordigers als RTH-aanbieders. Iedereen krijgt dezelfde informatie aangeboden in een voor iedereen zo verstaanbaar mogelijke taal. Daardoor is het ook een ideaal instrument in de dialoog tussen de gebruiker en de RTH-aanbieder.
Hoe moeten deze documenten het best gebruikt worden? Een eerste iets is dat het belangrijk is om de model-IDO samen met de documenten met extra informatie te lezen. Het document met extra informatie is zo opgebouwd dat elk artikel en elke paragraaf uit het model-IDO terugkomt in het document met extra informatie en waar nodig wordt extra uitleg voorzien. Daarnaast worden ook moeilijke woorden onderlijnd en onderaan in de begrippenlijst verder uitgelegd. RTH-aanbieders zijn niet verplicht om de model-IDO te gebruiken maar we willen het toch sterk aanraden. Als het model gebruikt wordt is het niet de bedoeling dat alle bestaande IDO's worden aangepast aan het model. We willen namelijk niet zorgen voor een extra administratieve belasting. Het is in de eerste plaats te gebruiken voor nieuwe overeenkomsten die afgesloten moeten worden. Wanneer een RTH-aanbieder beslist om de model-IDO niet te gebruiken, kan die nog steeds een leidraad zijn voor zowel de gebruiker, als de RTH-aanbieder. Zo kan de RTH-aanbieder het gebruiken als inspiratie voor zijn eigen sjabloon en is de gebruiker of zijn vertegenwoordiger op de hoogte van welke elementen verplicht opgenomen moeten worden in de IDO, welke elementen sterk aanbevolen zijn, en welke aspecten tijdens de dialoog zeker aangehaald moeten worden om afspraken rond te maken. Het is al aan bod gekomen dat een IDO een individueel document is, het is dan ook mogelijk dat bepaalde passages uit het model niet van toepassing zijn voor de individuele situatie van een gebruiker. Die passages kunnen dan verwijderd worden uit het model, zodat de overeenkomst niet langer is dan nodig. In het document met extra informatie wordt telkens aangegeven als een bepaalde passage weggelaten kan worden in een bepaalde situatie. We willen dit toch graag extra benadrukken gezien RTH gaat over beperkte ondersteuning die vaak flexibel ingezet moet worden. De model-IDO bestaat uit een redelijk aantal pagina's, maar we willen toch vragen u daar niet door te laten afschrikken. Zoals gezegd, in het model is alles opgenomen zodat alle situaties gevat kunnen worden. Maar zaken die in de individuele situatie van een individuele gebruiker niet van toepassing zijn, kunnen weggelaten worden zodat de IDO wel alle informatie bevat, maar toch zo beknopt mogelijk is. Tot slot kan het model ook aangepast worden. Zo kunnen bijvoorbeeld extra afspraken toegevoegd worden. Dat behoort tot de vrijheid van de RTH-aanbieder als sociale ondernemer en de keuze van de gebruiker. We willen er natuurlijk wel op wijzen dat de correctheid van de toegevoegde bepalingen niet gegarandeerd kan worden.
We staan ook graag even stil bij de modeldocumenten in het kader van de pilootfase RTH. De pilootfase RTH is een tijdelijke fase waarin nieuwe mogelijkheden voor rechtstreeks toegankelijke hulp worden ontwikkeld en uitgeprobeerd. Alleen geselecteerde organisaties worden hiervoor erkend. Op basis van de ervaringen van deze geselecteerde organisaties zal bekeken worden hoe het RTH-beleid bijgestuurd kan worden. In de uitwerking van de modeldocumenten werd ook rekening gehouden met de huidige pilootfase RTH en de specifieke aspecten van de erkende projecten. Zo is er onder andere ruimte voorzien voor de nieuwe ondersteuningsfuncties die mogelijk zijn binnen de pilootfase. Erkende initiatieven binnen de pilootfase RTH moeten echter ook voldoen aan het kwaliteitsbesluit van 4 februari 2011. Dat betekent dat die initiatieven ook een IDO moeten sluiten met de gebruiker of hun vertegenwoordiger. We gaan ervan uit dat het model dat we ter beschikking stellen voor RTH in grote mate ook voor die initiatieven toepasbaar zal zijn. We beseffen echter wel dat voor een aantal initiatieven er mogelijks enkele knelpunten naar boven kunnen komen. Ook in dat geval kan het model en de extra informatie een leidraad zijn om een eigen overeenkomst uit te werken. Belangrijk blijft dat een gebruiker of vertegenwoordiger vooraf op de hoogte is van zijn rechten en plichten, en ook voor de RTH aanbieder is dit van belang zodat alle verwachtingen duidelijk zijn. We horen graag van de erkende initiatieven binnen de pilootfase RTH waar ze tegenaan lopen bij het gebruik van het model, en eventueel hoe daaraan tegemoet gekomen kan worden. We nemen de feedback graag mee in het kader van het evaluatietraject dat we willen lopen rond de model-IDO en ook de evaluatie van de pilootfase RTH.
We gaan nu nog even dieper in op de bijlagen bij de IDO. In het kader van rechtstreeks toegankelijke hulp is er minstens één bijlage altijd verplicht. Dat is de 'collectieve rechten en plichten' waarover we het daarnet ook al hadden. We hebben toen ook aangehaald dat deze bijlage altijd een onderdeel is van de IDO. Voor die bijlage werd geen sjabloon voorzien. Dat is omdat de uitwerking van dit document zeer verschillend kan zijn en de RTH-aanbieder de vrijheid moet krijgen om daarvoor een eigen document op te maken, passend binnen zijn eigen situatie als zorgaanbieder. Voor twee andere bijlagen wordt wel een sjabloon ter beschikking gesteld en deze gaan we kort even bespreken.
Het eerste sjabloon is het sjabloon 'Bijzondere volmacht medicatie'. Dit sjabloon is verplicht wanneer persoonlijke medicatie door een personeelslid van de RTH-aanbieder rechtstreeks besteld wordt bij de apotheek. De gebruiker of zijn vertegenwoordiger moet daarvoor namelijk een volmacht geven aan een welbepaald personeelslid. Een tweede sjabloon is het sjabloon 'Lastgeving' waarbij een personeelslid als lasthebber wordt aangesteld. Dit sjabloon is verplicht wanneer een personeelslid van de RTH-aanbieder gelden en goederen van een gebruiker beheert. Dit komt niet vaak voor, maar als het wel van toepassing is, dan moet er verplicht een lastgevingsovereenkomst opgemaakt worden waarbij een specifiek personeelslid als lasthebber wordt aangeduid. Er moeten onder andere ook afspraken gemaakt worden over de start van de overeenkomst, hoe de gebruiker betrokken zal worden, of er een vergoeding verschuldigd is aan de lasthebber, en dergelijke. Net als bij de model-IDO is het hier ook de keuze van de RTH-aanbieder om de sjablonen te gebruiken of om een eigen document te hanteren.
Daarnaast is het ook mogelijk dat er nog andere bijlagen toegevoegd moeten worden aan de overeenkomst. Mogelijke andere bijlagen zijn: 'toestemming persoonlijke gegevens opvragen', 'lijst met persoonlijke goederen', die verplicht is als de gebruiker duurzame persoonlijke goederen meebrengt naar de RTH-aanbieder, een overeenkomst over het gebruik van een persoonlijke ruimte met plaatsbeschrijving, een domiciliëringsmandaat en ook andere bijlagen zijn nog mogelijk afhankelijk van de afspraken die de gebruiker en de RTH-aanbieder maken. Een bijlage die niet correct is en waar we jullie graag even over informeren, is een bijlage over wie verpleegkundige handelingen mag stellen. Wettelijk gezien mogen die handelingen namelijk enkel door een verpleegkundige gesteld worden. In het verleden, en mogelijks nu nog, circuleerde ook een bijlage waarbij de gebruiker of zijn vertegenwoordiger zijn akkoord geeft dat verpleegkundige handelingen uitgevoerd kunnen worden door niet-verpleegkundig begeleidend personeel. Door dergelijke bijlagen op te nemen, willen RTH-aanbieders duidelijkheid bieden aan hun gebruikers. Maar dat betekent ook dat beide partijen, dus de RTH-aanbieder en de gebruiker, overeenkomen om een federale wetgeving niet na te leven. Als Vlaamse overheid kunnen we onmogelijk een bijlage als model opnemen waarin twee partijen stellen dat men een wet niet gaat nakomen. Dit overeenkomen geeft ook geen enkele garantie voor één van de partijen dat er geen aansprakelijkheden zouden kunnen zijn als er een fout zou gebeuren tijdens deze verpleegkundige handelingen. We beseffen als VAPH wel dat daar een praktisch probleem is en op dit moment zijn er op federaal niveau acties bezig om dit probleem aan te pakken zodat ook bepaalde niet-verpleegkundigen, onder bepaalde voorwaarden, verpleegkundige handelingen kunnen stellen. Zodra die acties rond zijn, zal daarover gecommuniceerd worden wat dat precies betekent voor de VAPH-sector. Als er een aanpassing aan een bijlage moet gebeuren, dan is het niet altijd nodig om een volledig nieuwe IDO op te maken. Het is voldoende om enkel de bijlage aan te passen en die dan wel opnieuw te laten ondertekenen door beide partijen.
In het volgende deel van de webinar lichten we enkele aandachtspunten uit de model-IDO toe aan de hand van concrete voorbeelden.
Een eerste aandachtspunt gaat over de afspraken over de ondersteuning en de persoonlijke bijdrage. We doen dit aan de hand van de situatie van Sofie. Sofie is een meisje van 7 jaar en sinds twee jaar heeft zij de diagnose autisme gekregen. Dit heeft een impact op het hele gezin, namelijk haar ouders en haar oudere broer. Sinds haar diagnose wordt het gezin ondersteund via rechtstreeks toegankelijke hulp. Zo komt er elke twee weken een individuele begeleider langs om de ouders te helpen omgaan met de uitdagingen die voorkomen in hun gezin. Ook broer Thomas heeft het niet gemakkelijk met de extra aandacht voor zijn zus. Deze zomervakantie hebben zijn ouders hem daarom ingeschreven voor groepsbegeleiding voor brussen, waar hij gedurende zes weken op woensdagnamiddag, samen met andere brussen van kinderen met autisme, verschillende activiteiten zal doen. Daarnaast heeft Sofie dit jaar ook extra ondersteuning in de klas. Zij zit in het eerste leerjaar en de ouders hadden vernomen van hun individuele begeleider dat er zoiets bestond als 'globale individuele ondersteuning' waarbij kinderen ondersteund kunnen worden bij schakelmomenten. Omdat ze niet goed wisten hoe de overgang naar het eerste leerjaar zou verlopen, krijgt Sofie dit jaar globale individuele ondersteuning. Het gezin krijgt al deze ondersteuning bij dezelfde RTH-aanbieder.
In de IDO van Sofie is volgende tabel opgenomen. U ziet dat in deze tabel enkel de individuele ondersteuningsfuncties opgenomen zijn, terwijl in de model-IDO ook een tabel opgenomen is met collectieve ondersteuningsfuncties. Die tabel met collectieve ondersteuningsfuncties komt niet terug in de IDO van Sofie omdat zij geen collectieve ondersteuning krijgt. Enkel de tabel met de individuele ondersteuningsfuncties is opgenomen. Op die manier is de IDO van Sofie overzichtelijk en niet onnodig lang. De tabel maakt voor Sofie en haar RTH-aanbieder duidelijk welke ondersteuning geboden zal worden. De lezer van haar IDO kan gemakkelijk terugvinden dat het gezin om de twee weken op dinsdag begeleiding krijgt bij hen thuis in Liedekerke, dat er groepsbegeleiding voorzien is, in dit geval voor de broer, en dat Sofie in de klas ondersteund wordt op donderdag, in het begin elke week en later om de twee weken. Het is ook duidelijk hoeveel punten er van de RTH-teller van Sofie gaan per sessie per ondersteuningsfunctie. In het vrij opmerkingenveld kunnen extra afspraken of verduidelijkingen over de ondersteuning opgenomen worden. In dit geval vroeg de mama van Sofie om in het opmerkingenveld te vermelden hoeveel punten op jaarbasis dan opgenomen zouden worden voor de afgesproken ondersteuning.
Verderop in de IDO van Sofie is nog een andere tabel terug te vinden waarin de ouders en ook de RTH-aanbieder duidelijk kunnen terugvinden welke persoonlijke bijdrage per sessie mobiele begeleiding en groepsbegeleiding gevraagd wordt. Voor de globale individuele ondersteuning in de klas kan geen persoonlijke bijdrage gevraagd worden.
We blijven nog even bij het voorbeeld van Sofie om het belang toe te lichten om afspraken te maken over afwezigheden. In het geval van Sofie is het morgen dinsdag en komt normaal de individuele begeleider langs bij het gezin. Mama vergat echter dat het deze week ook op dinsdag oudercontact is voor Sofie en Thomas. Daardoor zal zij de afspraak met de individuele begeleider moeten annuleren. In de IDO van Sofie werden voor de start van de ondersteuning ook afspraken gemaakt over wat er gebeurt als de overeengekomen ondersteuning niet kan doorgaan.
Hier kan u lezen welke afspraken zij daarover gemaakt hebben. De ondersteuning kan nu niet doorgaan omdat het gezin niet kan. De afspraak is gemaakt dat in dat geval 48 uur vooraf verwittigd moet worden. Dan kan samen gezocht worden naar een ander moment om de ondersteuning in te halen. Omdat mama vergat tijdig te annuleren, zal de ondersteuning nu niet op een ander moment ingehaald kunnen worden. Daarnaast leest zij ook dat zij toch een vergoeding van 5 euro zal moeten betalen voor de laattijdig geannuleerde afspraak. Dit werd zo afgesproken omdat het voor de RTH-aanbieder nu, last minute, nog moeilijk is om een ondersteuningsmoment in te plannen met een andere gebruiker. Als er geen ondersteuning geboden wordt, wordt er ook geen persoonlijke bijdrage betaald en worden er geen RTH-punten van de teller van Sofie afgetrokken. Nu de mama van Sofie de afspraken in de IDO herlezen heeft, neemt ze ook meteen contact op met de RTH-aanbieder om de geplande sessie tijdens hun midweek naar Frankrijk binnen een aantal weken alvast te annuleren met daarbij ook de vraag of deze op een ander moment ingehaald kan worden. Het is belangrijk om goede afspraken te maken over afwezigheden want deze zorgen voor duidelijkheid en een goede relatie tussen beide partijen.
Een volgend aandachtspunt dat we graag toelichten, gaat over het aanpassen van de persoonlijke bijdrage aan de index. Daarvoor bekijken we het voorbeeld van Karel. Karel is een 60-jarige man met een licht verstandelijke handicap. Hij woont prima zelfstandig met hier en daar wat ondersteuning van zijn broer. Overdag moet Karel wel zijn bezigheid hebben. Daarom gaat hij drie keer per week naar de bibliotheek om te helpen bij het sorteren van boeken en deze in de rekken te plaatsen. Daarnaast doet hij al jarenlang beroep op RTH-ondersteuning waarbij hij twee keer per week naar de dagopvang gaat. Hij zet daarvoor al zijn RTH-punten in. In zijn overeenkomst met zijn RTH-aanbieder staat daarnaast duidelijk welke persoonlijke bijdrage Karel moet betalen. In de regelgeving is bepaald wat de maximale bijdrage is die per ondersteuningsfunctie gevraagd mag worden door een RTH-aanbieder aan een gebruiker. Deze maximale bijdrage wordt ook jaarlijks geïndexeerd door het VAPH. Karel zijn RTH-aanbieder vraagt echter minder dan de maximale bijdrage die wettelijk is vastgelegd. Hij betaalt een bijdrage van 9 euro per dag. Gisteren heeft Karel een brief ontvangen van zijn RTH-aanbieder met de boodschap dat volgende maand de persoonlijke bijdrage stijgt omwille van een aanpassing aan de index. Karel toont de brief aan zijn broer en samen halen ze zijn IDO erbij.
In zijn IDO staat dat de RTH-aanbieder deze bijdrage jaarlijks op 1 januari en op 1 juni kan indexeren volgens de formule die ook in de IDO terug te vinden is. Er staat echter ook bij vermeld dat de persoonlijke bijdrage nooit de maximale persoonlijke bijdrage, zoals wettelijk bepaald, kan overschrijden. Karel begrijpt nu de communicatie van de RTH-aanbieder en is blij dat hierover duidelijk gecommuniceerd wordt zodat hij volgende maand niet verrast wordt door een hogere factuur. Wat de aanpassing van de persoonlijke bijdrage aan de index betreft is het dus van belang dat de afspraken over de aanpassingen aan de index in de IDO opgenomen zijn. Het VAPH indexeert jaarlijks de maximale persoonlijke bijdrage, maar wanneer een RTH-aanbieder beslist om minder te vragen dan de maximale persoonlijke bijdrage, is het mogelijk dat er andere afspraken gemaakt worden over de indexering van de persoonlijke bijdrage die zij aanrekenen. Zo is het mogelijk dat er dan afgesproken wordt, zoals in het geval van Karel, dat zij twee keer per jaar een aanpassing kunnen doen aan de index. De RTH-aanbieder moet er in dat geval wel op letten dat in de loop van het jaar de maximale persoonlijke bijdrage, zoals wettelijk vastgelegd, niet overschreden wordt. Het VAPH legt geen regelgeving op rond de aanpassing van de persoonlijke bijdrage aan de index. Het is wel van belang dat dergelijke afspraken, over de aanpassing aan de index, ook zo in de IDO opgenomen worden. Namelijk: wanneer kan een index plaatsvinden, volgens welke formule en ook dat de RTH-aanbieder vooraf duidelijk communiceert over de aanpassing van de persoonlijke bijdrage.
We blijven nog even bij het voorbeeld van Karel om ook iets meer te vertellen over individueel toewijsbare kosten. Karel krijgt maandelijks een factuur van zijn RTH-aanbieder. Zijn factuur is maandelijks hoger dan de som van de persoonlijke bijdrage die hij per dag moet betalen. Dit komt omdat de RTH-aanbieder daarnaast nog individueel toewijsbare kosten aanrekent. De RTH-aanbieder maakt maandelijks een overzichtelijke factuur op, waarin de persoonlijke bijdrage en de individueel toewijsbare kosten worden opgesplitst. Zo is het voor Karel duidelijk hoeveel persoonlijke bijdrage hij moet betalen en welke individueel toewijsbare kosten deze maand nog aangerekend werden. Hij ziet op zijn factuur dat hij voor de voorbije maand individueel toewijsbare kosten heeft voor de uitstap die ze maakten naar het stripmuseum, waarvoor het treinticket en het inkomticket werden aangerekend. En ook voor de pannenkoek met koffie die hij tijdens het terrasje bij een uitstap naar de markt besteld had. Door dit duidelijke overzicht heeft Karel de ondersteuning van zijn broer niet nodig om de factuur te begrijpen en te betalen.
Een laatste punt dat we willen uitlichten gaat over het aanpassen van de IDO. Daarvoor bekijken we de situatie van Younes. Younes is een jongeman met het syndroom van Down. Hij woont bij zijn ouders, en zijn ouders hebben een fruitkraam en staan daarmee dagelijks op de markt. Younes vergezelt zijn ouders altijd en stopt dan het fruit in de zakjes voor de klanten. Jaarlijks gaan de ouders wel drie weken op verlof. Younes mag mee, maar hij vindt dat hij ondertussen te oud geworden is om met zijn ouders op reis te gaan. Alleen thuisblijven lukt echter maar voor een paar uur. Daarom gaat Younes tijdens het verlof van zijn ouders drie weken naar een RTH-aanbieder waar hij toffe activiteiten kan doen met leeftijdsgenoten. Younes heeft geen persoonsvolgend budget maar kan wel beroep doen op zijn acht punten RTH. De laatste tijd heeft Younes het op bepaalde momenten ook emotioneel lastig. Hij ziet hoe zijn oudere zus gaat samenwonen en een gezin uitbouwt en dat is confronterend voor hem. Younes heeft nog RTH-punten over en de vraag wordt aan de RTH-aanbieder gesteld om ook mobiele begeleiding te bieden. Aangezien het afhankelijk is van periode tot periode hoe zwaar Younes het emotioneel heeft, wordt afgesproken dat de begeleiding aangevraagd kan worden op basis van nood voor zover zijn RTH-punten dat toelaten. Wanneer hij nood heeft aan begeleiding kan hij dit via mail aanvragen en wordt een afspraak ingepland. Deze extra afspraken moeten natuurlijk toegevoegd worden aan zijn IDO. Er wordt afgesproken om deze afspraak op te nemen via een addendum gezien de overige afspraken eigenlijk hetzelfde blijven. Dat addendum wordt ondertekend door de RTH-aanbieder en Younes en maakt nu deel uit van de IDO. Dus ook de reeds bestaande IDO blijft gelden. Younes kan vanaf nu mobiele begeleidingen aanvragen wanneer hij daar nood aan heeft. De mails met de aanvraag en de bevestiging van de datum wordt door de RTH-aanbieder bijgehouden en toegevoegd aan de IDO. In deze situatie was het ook mogelijk om de IDO volledig aan te passen, maar dat is niet noodzakelijk. Het kan evengoed dus via een addendum zoals het in de situatie van Younes ook gebeurd is. Belangrijk is wel dat de IDO en overzichtelijk en duidelijk document blijft voor beide partijen. Bij verschillende wijzigingen kan het dus aangewezen zijn om op een bepaald moment die IDO toch volledig opnieuw op te maken.
We zijn nu bijna aan het einde van de webinar gekomen en om af te sluiten vertellen we graag nog iets meer over het verdere traject dat we willen lopen met deze modeldocumenten.
De model-IDO en bijhorende documenten zullen gedurende een periode van twee jaar geëvalueerd worden. Die evaluatie kan gepaard gaan met wijzigingen aan de documenten. Daarom willen we een warme oproep doen aan jullie om de documenten te gebruiken en jullie ervaringen, feedback, verbetervoorstellen, en dergelijke, met ons te delen. Het is jullie feedback, jullie ervaringen die we gaan meenemen in het evaluatietraject en waar we rekening mee gaan houden. Feedback over de model-IDO en bijhorende documenten kan gestuurd worden naar: avf@vaph.be. Wat betreft de feedback over de pilootfase RTH, dus het gebruik van deze modeldocumenten in het kader van de pilootfase RTH, zet dan ook zeker pilootfaserth@vaph.be in cc zodat we gezamenlijk naar die feedback kunnen kijken en zowel de evaluatie van de model-IDO als de evaluatie van de pilootfase RTH ook op elkaar kunnen afstemmen. We willen vragen om in het onderwerp van uw mail telkens 'feedback model-IDO' op te nemen zodat we die makkelijk van andere mails kunnen scheiden. Dus nogmaals een heel warme oproep om jullie feedback met ons te delen. We willen zorgen voor een stabiel maar toch levend document, dus het is met andere woorden niet de bedoeling dat er voortdurend wijzigingen aan gebeuren, maar wel voorzien we alvast een eerste evaluatiemoment met mogelijkheid tot bijsturing in het najaar. Daarnaast is het natuurlijk ook mogelijk dat wanneer er regelgeving wijzigt, dat er ook nood is aan aanpassing van de documenten. U zal op de website van het VAPH altijd de meest recente versie van de documenten kunnen terugvinden en de datum van de laatste update zal steeds vermeld worden. Dus we willen ook vragen als u de documenten gebruikt, ga telkens naar de gepubliceerde documenten. Zo heeft u telkens de meest recente versie.
Tot slot rest er mij alleen nog jullie te bedanken voor het volgen van deze webinar. We hopen dat jullie na het bekijken van deze webinar enthousiast zijn om met de modeldocumenten aan de slag te gaan. Daarnaast wil ik ook nogmaals benadrukken dat de modeldocumenten tot stand zijn gekomen in samenwerking met verschillende partners die ik graag uitdrukkelijk nogmaals wil bedanken voor de constructieve samenwerking. Dank jullie wel voor jullie aandacht.