Het VAPH voert steekproefcontroles uit om u tijdig feedback te kunnen geven over de correcte toepassing van de bestedingsregels van het persoonsvolgend budget. Bij een controle vraagt het VAPH u om de volgende documenten aan het team Budgetbesteding te bezorgen:
- een kopie van alle lopende cashovereenkomsten, ongeacht of er kosten werden ingediend of niet
- alle facturen en creditnota's voor de geregistreerde kosten binnen een bepaalde periode, met een overzicht van de kosten als bijlage
- alle rekeninguittreksels in chronologische, ononderbroken volgorde waar de kosten in terug te vinden zijn, zowel uitgaven (facturen) als ontvangsten (creditnota’s)
U bezorgt ons die documenten via het e-loket mijnvaph.be, via e-mail of via de post met als onderwerp: ‘opgevraagde PVB-documenten + dossiernummer’. Als u verkiest om uw documenten via mijnvaph.be of via e-mail te bezorgen, vragen we u om deze bestanden aan te leveren rekening houdend met volgende richtlijnen:
- 1 bestand per overeenkomst,
- 1 bestand met alle facturen en creditnota's gerangschikt volgens bijgevoegde bijlage,
- 1 bestand met alle bankafschriften chronologisch en ononderbroken gerangschikt volgens datum.
Hoe u documenten kunt opladen via het e-loket mijnvaph.be vindt u in de handleiding mijnvaph.be.
Het VAPH bezorgt u na de steekproefcontrole een brief met de conclusie van de controle. De brief kan ook adviezen bevatten om uw administratie te verbeteren.
Als bij de controle zaken worden vastgesteld die niet mogen volgens de bestedingsregels van het persoonsvolgend budget, dan zal het VAPH de onterecht gemaakte en betaalde kosten terugvorderen, zoals dat is bepaald in de regelgeving.