De vergunde zorgaanbieder moet aan het collectief overlegorgaan transparantie geven over de principes die aan de basis liggen van de berekeningswijze van de woon- en leefkosten. De zorgaanbieder moet het collectief overlegorgaan daarom informeren over zijn kostenstructuur en toelichten waarom bepaalde keuzes worden voorgesteld. Voor de leden van het collectief overleg moet ook duidelijk zijn wat de gevolgen zijn van bepaalde keuzes voor zowel gebruikers als de zorgaanbieder en wat haalbaar is.
De betrokkenheid van het collectief overlegorgaan, en gebruikers in het algemeen, is zeer belangrijk om tot afgewogen en gedragen woon- en leefkosten te komen. Wettelijk gezien is er geen akkoord nodig van het collectief overlegorgaan om woon- en leefkosten te bepalen of aan te passen. Een open dialoog tussen de gebruikers en de zorgaanbieder is echter wenselijk om problemen en discussies in de toekomst te vermijden.
Als blijkt dat de factuur van woon- en leefkosten te duur is voor bepaalde gebruikers, kan samen gezocht worden naar een oplossing of alternatieven. Vaak wordt er gezocht naar een manier om solidariteit onder de gebruikers te organiseren.