Eerst aanvragen, dan pas aankopen
Als u hulpmiddelen of aanpassingen aanvraagt, is het heel belangrijk dat u eerst uw aanvraag indient en pas daarna tot de aankoop van het hulpmiddel of de aanpassing overgaat.
Koopt u een hulpmiddel of laat u een aanpassing uitvoeren, dan dient u de factuur nadien in bij het kantoor van het VAPH in uw provincie. Het VAPH betaalt het ingediende factuurbedrag rekening houdend met de maximale tegemoetkoming die u werd toegekend in de beslissingsbrief van het VAPH.
Bedrag
- Refertebedrag
Het maximumbedrag van de tegemoetkoming van het VAPH voor ieder hulpmiddel of aanpassing is doorgaans het refertebedrag. U vindt de refertebedragen in de refertelijst. Dat is de lijst met alle hulpmiddelen en aanpassingen waarvoor u bij het VAPH een tegemoetkoming kunt krijgen.
- Basiskosten
Voor sommige hulpmiddelen worden de 'basiskosten' in mindering gebracht van het factuurbedrag. De basiskosten zijn de gemiddelde kosten van het standaardproduct voor gebruik door een persoon zonder handicap in dezelfde omstandigheden. Zo wordt bijvoorbeeld de basiskostprijs van een fiets afgetrokken van het factuurbedrag van een tandem. Voor hulpmiddelen waarvoor de basiskosten van toepassing zijn, staat dat bedrag vermeld in de refertelijst.
- Hulpmiddel duurder dan toegekend bedrag?
Koopt u een hulpmiddel dat duurder is dan het toegekende bedrag, dan moet u de rest zelf bijbetalen. Als u wegens een zeer uitzonderlijke zorgbehoefte nood hebt aan een verhoogde tegemoetkoming, kunt u dat aanvragen via de procedure zeer uitzonderlijke zorgbehoefte.
- Hulpmiddel goedkoper dan toegekend bedrag?
Koopt u een hulpmiddel dat goedkoper is dan het toegekende bedrag, dan kunt u de rest van toegekende bedrag niet uitgeven aan een ander hulpmiddel.
Facturen en aankoopbewijzen
U bezorgt uw aankoopbewijs binnen de twaalf maanden na factuurdatum. Dat mag een kopie van het originele aankoopbewijs zijn. Als de inhoud van de bezorgde kopie onduidelijk is, zal het VAPH wel het originele aankoopbewijs opvragen vooraleer uit te betalen.
Als u op het moment van uw aankoop nog geen beslissing van het VAPH hebt ontvangen, dan kunt u het aankoopbewijs insturen tot twaalf maanden na de beslissingsdatum.
De datum van het aankoopbewijs mag teruggaan tot de datum tussenkomst in de kosten. Die datum vindt u ook terug in uw beslissing.
De aankoopbewijzen moeten voldoende gedetailleerd zijn en de prijs van elk hulpmiddel, elke aanvulling en/of elke aanpassing apart vermelden. Als het hulpmiddel of product dat wordt aangepast een uniek nummer heeft (bv. chassisnummer, chipnummer), dan moet dat nummer op het aankoopbewijs staan.
Incontinentiemateriaal wordt vergoed via een jaarlijkse vaste vergoeding. Daarvoor moet u geen aankoopbewijzen bezorgen aan het VAPH.
Betaalbewijs
Naast een factuur heeft het VAPH voor de uitbetaling van een tegemoetkoming ook steeds nood aan een betaalbewijs als bewijs van de aankoop. Dat betaalbewijs moet ten laatste binnen de 12 maanden na de factuur- of beslissingsdatum ingestuurd worden.
Volgende betaalbewijzen worden aanvaard:
- een kopie van het rekeninguittreksel
- een kopie van het resultaat van de gegeven homebanking-opdracht met vermelding van bedragen/codenummer. Dus NIET de gegeven opdracht zelf, want dat is onvoldoende.
- een bewijs van storting (bv. van het postkantoor - tegenwoordig elektronisch met streepjescode)
- op de factuur staat ‘voldaan’ getypt. Als ‘voldaan’ wordt geschreven dan is er wel nog een stempel of handtekening van de leverancier noodzakelijk.
- het kasticket of factuur van het grootwarenhuis. Er is geen bijkomend betaalbewijs nodig.
- het door de bank afgestempelde stortingsformulier (= het bewijs dat de betaalopdracht in uitvoering is)
Het VAPH aanvaardt geen klantenstrookje van een stortingsbewijs waar enkel ‘betaald’ of ‘voldaan’ op vermeld wordt. Op het klantenstrookje moet er dus minstens ook een bank- of poststempel voorkomen.
We raden aan om facturen en bewijzen van betaling niet via e-mail aan het VAPH te bezorgen. Via e-mail is de veiligheid van de informatie niet te garanderen. U kunt facturen en betaalbewijzen via het e-loket mijnvaph.be op een veilige en snelle manier aan het VAPH bezorgen. Hoe u dat doet, vindt u in de handleiding van mijnvaph.be.
Derdebetalersregeling
Normaal gezien betaalt u eerst zelf de factuur voor uw hulpmiddel aan de leverancier en betaalt het VAPH pas nadien het bedrag van de factuur aan u terug.
Geeft u er echter de voorkeur aan het VAPH zelf de factuur te laten betalen aan de leverancier, dan kunt u gebruik maken van de 'derdebetalersregeling'. In dat geval geeft u de toestemming aan het VAPH om in uw plaats de factuur rechtstreeks aan de leverancier te betalen. U moet dat doen met het formulier Toestemming om rechtstreeks aan een leverancier te betalen. Het VAPH aanvaardt enkel de recentste versie van dit formulier. Een verklaring die uw leverancier of die u zelf hebt opgesteld, volstaat niet. De leverancier moet uiteraard akkoord gaan met die betaalwijze. U bezorgt het formulier ofwel per post aan het kantoor van het VAPH in de provincie van uw woonplaats ofwel laadt u het formulier als pdf op in het e-loket mijnvaph.be (via het tabblad 'Documenten').
Tegemoetkoming via de bijzondere bijstandscommissie (BBC)
Bij een tegemoetkoming die toegekend werd door de bijzondere bijstandscommissie, moet u een factuur bezorgen voor identiek hetzelfde hulpmiddel als waarvoor u een goedkeuring kreeg.
