Hoe verloopt de procedure voor een top-upbudget?
1. Afstemming met de persoon met een handicap en zijn vertegenwoordiger(s)
De vergunde zorgaanbieder (VZA) stemt af met de persoon met een handicap en zijn vertegenwoordiger(s) over het al dan niet indienen van een aanvraag voor een top-upbudget en de mogelijke ondersteuningspartners die hierbij betrokken worden.
2. Afstemming met de ondersteuningspartners
De VZA stemt af met de netwerkpartners die betrokken zijn bij de ondersteuning van de zorgvrager over het indienen van een aanvraag voor een top-upbudget en hoe zij de tijdelijke bijkomende ondersteuning zullen organiseren. Het is aanbevolen om de regiocoördinator van het VAPH hierbij te betrekken.
3. Aanvraag top-upbudget bij het VAPH
Het aanvraagformulier voor een top-upbudget wordt door de vergunde zorgaanbieder digitaal ingevuld via het e-loket mijnvaph.be. Vervolgens laat de VZA het aanvraagformulier ondertekenen door alle betrokken partners die een deel van het top-upbudget zullen ontvangen. Nadat alle handtekeningen zijn verzameld, worden het ondertekende aanvraagformulier en het diagnostisch verslag over de persoon met een handicap, waarvoor het top-upbudget gevraagd wordt, opgeladen en ingediend via het e-loket mijnvaph.be. De procedure voor het aanvragen van een top-upbudget is gedetailleerd beschreven in de technische handleiding top-upbudgetten.
In het aanvraagformulier wordt omstandig gemotiveerd waarom de tijdelijke bijkomende middelen nodig zijn om de zorg en ondersteuning voor de meerderjarige persoon met een handicap op termijn op een duurzame wijze te kunnen organiseren.
4. Beoordeling aanvraag top-upbudget
Binnen de 30 kalenderdagen beoordeelt het team regionale werking van het VAPH de aanvraag en deelt haar gemotiveerde beslissing mee aan de VZA die de aanvraag deed. In deze beoordeling wordt rekening gehouden met de voorwaarden waaraan de persoon met een handicap moet voldoen en de motivering in het aanvraagformulier.
- Weigering aanvraag top-upbudget
Wanneer de aanvraag niet goedgekeurd wordt door het VAPH en de VZA en de ondersteuningspartners het niet eens zijn met deze beslissing, kan er een nieuwe aanvraag ingediend worden bij het VAPH via het e-loket mijnvaph.be.
- Goedkeuring aanvraag top-upbudget
Wanneer de aanvraag goedgekeurd wordt door het VAPH, kan de ondersteuning met het top-upbudget starten op de gekozen datum. Het VAPH zal de VZA maandelijks een deel van het top-upbudget betalen.
Let op:
- Vergeet niet om een overeenkomst voor het persoonsvolgend budget op te maken met de zorgvrager en zijn vertegenwoordiger(s) en die te registreren in de geïntegreerde registratietool (GIR) bij het VAPH als dat nog niet gebeurd is.
- De volledige ondersteuning (met PVB en met top-upbudget) wordt ook concreet omschreven in het handelingsplan van de zorgvrager.
5. Wijzigingen in de uitvoering van de besteding van het top-upbudget of in het persoonsvolgend budget
Elke wijziging in de tijdelijke bijkomende ondersteuning via het top-upbudget of in de samenwerking tussen de partners wordt binnen de 5 werkdagen gemeld aan het VAPH via het e-loket mijnvaph.be.
- Als de tijdelijke bijkomende ondersteuning of de partners die de ondersteuning bieden wijzigen, maar men verwacht de besteding van het top-upbudget onmiddellijk te kunnen verderzetten en de nieuwe samenwerkingsafspraken staan reeds in een nieuw plan, dan kiest de VZA voor de actie “Wijziging in de besteding met onmiddellijke verderzetting” in het e-loket mijnvaph.be. De VZA geeft hierbij aan hoe het top-upbudget verder besteed zal worden. Het regioteam van het VAPH beoordeelt de wijziging in de besteding van het top-upbudget binnen de 7 dagen na de aanvraag en deelt haar gemotiveerde beslissing mee.
- Als de tijdelijke bijkomende ondersteuning niet onmiddellijk kan verdergezet worden, maar men verwacht wel uiterlijk binnen de 3 maanden (maximale termijn van opschorting) te kunnen herstarten, dan kiest de VZA binnen de 5 werkdagen voor de actie “Opschorten” in het e-loket mijnvaph.be. Binnen de 30 dagen volgend op deze melding kiest de VZA voor de actie “Herstarten” in het e-loket mijnvaph.be, waarbij de VZA aangeeft welke bijkomende ondersteuning er geboden zal worden en met welke partners er wordt samengewerkt. Het regioteam van het VAPH beoordeelt de aangepaste besteding van het top-upbudget (de aanvraag tot herstart) binnen de 7 dagen en deelt haar gemotiveerde beslissing mee.
- Als de tijdelijke bijkomende ondersteuning niet meer verdergezet kan worden (bv. omdat een cruciale partner is afgehaakt), dan kiest de VZA binnen de 5 werkdagen voor de actie “Stopzetten” in het e-loket mijnvaph.be. Op een later tijdstip kan er voor deze persoon met een handicap een nieuwe aanvraag ingediend worden voor de resterende tijd en het resterende bedrag.
- Wanneer tijdens de looptijd van het top-upbudget het persoonsvolgend budget (PVB) wordt stopgezet of er een PVB met een hogere budgetcategorie ter beschikking wordt gesteld, wordt het top-upbudget stopgezet vanaf de eerste dag van de maand volgend op de stopzetting of wijziging van het PVB.
De werkwijze per actie staat in de technische handleiding top-upbudgetten.
6. Stopzetting top-up of na afloop van de top-up
Binnen de 30 dagen na vroegtijdige stopzetting van het top-upbudget of binnen de 30 dagen na afloop van de volledige top-upperiode dient de VZA een evaluatieformulier met financiële verantwoording in via het e-loket mijnvaph.be. De nodige stappen om dit document in te dienen staan in de technische handleiding top-upbudgetten. Op basis van deze financiële verantwoording gebeurt de eindafrekening.