Beleidsplan
Om een kwaliteitsvolle inzet van het personeel en kwalitatieve ondersteuning voor de gebruikers te garanderen, moeten vergunde zorgaanbieders een beleidsplan opmaken waarin minimaal de doelstellingen uit het kwaliteitsbesluit (04/02/2011) zijn opgenomen. Samen met de werknemersvertegenwoordiging en de gebruikersvertegenwoordiging worden er indicatoren en streefdoelen bepaald.
Een nieuwe vergunde zorgaanbieder of multifunctioneel centra moet een jaar nadat de eerste gebruikers zijn gestart een eerste beleidsplan indienen bij het VAPH. Voor alle vergunde en erkende zorgaanbieders geldt dat zij over een periode van maximaal 5 jaar het gehele kwaliteitssysteem moeten evalueren en een nieuw beleidsplan moeten opmaken.
Het beleidsplan bevat minimaal:
- De streefdoelen die zijn gekoppeld aan de zes minimale doelstellingen uit het BVR (04/02/2011). Het is mogelijk dat u voor uw organisatie meer doelstellingen formuleer, afhankelijk van uw kwaliteitssysteem, meerjarenplan of dergelijke.
- Bij elke doelstelling worden indicatoren geformuleerd waarvoor gegevens kunnen worden verzameld en geregistreerd. Deze tonen aan hoe gegevens worden verzameld en geregistreerd over de kwaliteit van de zorg en hoe die gegevens worden aangewend om kwaliteitsdoelstellingen te formuleren.
- Een stappenplan met tijdspad voor het bereiken van de doelstellingen. Ook hoe en met welke frequentie wordt geëvalueerd of de doelstellingen bereikt zijn.
- Er wordt aangetoond dat het beleidsplan is opgemaakt in overleg met gebruikers en werknemers.
De zelfevaluatie
De zorgaanbieder voert een evaluatie uit van alle gebruikersgerichte en organisatiegerichte processen en ingezette middelen over een periode van maximaal 5 jaar. Deze evaluatie van het gehele kwaliteitssysteem zorgt ervoor dat alle procedures en processen up-to-date blijven en brengen een leerproces op gang.
Daarnaast voert de zorgaanbieder jaarlijks een zelfevaluatie van het beleidsplan uit in samenspraak met gebruikers en werknemers. Elke doelstelling moet minstens een keer geëvalueerd worden in de periode dat het beleidsplan loopt.
In de zelfevaluatie toont de zorgaanbieder minimaal aan:
- Welke doelstellingen werden geëvalueerd en op welke manier. Doelstellingen kunnen aangepast of bijgestuurd worden. Er wordt aangetoond welke stappen er worden ondernomen als een doelstelling niet bereikt is.
- Het participatief proces wordt aangetoond en de feedback van gebruikers en werknemers wordt mee opgenomen. Het is belangrijk dat er wordt aangegeven op welke manier er rekening wordt gehouden met de inbreng van gebruikers en werknemers, of waarom niet.
- Alle partijen ondertekenen het document waarin deze elementen zijn opgenomen. Als er geen officiële werkgeversorganisatie of een collectief overlegorgaan is binnen de organisatie, dan moet er worden verduidelijkt op welke manier inspraak van medewerkers en gebruikers verkregen werd.
Elke zorgaanbieder maakt een zelfevaluatie van het beleidsplan op en dit kan via steekproef worden opgevraagd door het VAPH of ter plaatse worden gecontroleerd door Zorginspectie. Het formulier ‘Zelfevaluatie van het beleidsplan’ kan daarvoor vrijblijvend gebruikt worden of als leidraad gehanteerd worden. Beleidsplannen en zelfevaluaties worden per mail verzonden naar avf@vaph.be.
De evaluatie van het gehele kwaliteitssysteem en het beleidsplan (beiden maximaal om de 5 jaar) en de jaarlijkse zelfevaluatie behoren tot één geheel. In het kader van een cyclisch leerproces moeten het beleidsplan en de evaluaties dienen tot continue kwaliteitsverbetering van de organisatie.
Bij een fusie of overdracht maakt de zorgaanbieder zelf de keuze of ze per site een eigen kwaliteitsbeleid behouden of dat ze bij de fusie overeenkomen om één kwaliteitssysteem en beleidsplan uitwerken.