Uw gebruikers registreren: wat?

U registreert per gebruiker een individuele dienstverleningsovereenkomst (IDO) en de dagregistraties van het kind of de jongere.

Individuele dienstverleningsovereenkomst (IDO)

Voor de start van de zorg en ondersteuning, moet een overeenkomst opgemaakt worden tussen de gebruiker en de zorgaanbieder. IDO staat voor individuele dienstverleningsovereenkomst, binnen een MFC wordt vaak de term begeleidingsovereenkomst gebruikt. De IDO kan enkel geregistreerd worden als uw subsidie-eenheid (SE) over een erkenning multifunctioneel centrum (MFC) beschikt. Na het registeren van de begeleidingsovereenkomsten kunt u dagregistraties registreren.

Voor nieuwe gebruikers registreert u een IDO die volgende elementen bevat:

• startdatum: de datum waarop de IDO van start gaat
• ondersteuningsfuncties waarbij de gemiddelde ondersteuningsfrequentie per week wordt uitgedrukt in vorken:
  • dagopvang (schoolaanvullende opvang): aanbieden van handicapspecifieke opvang overdag zonder schoolvervangend karakter, gericht op het stimuleren van de ontwikkelingskansen en van de ontwikkelingsmogelijkheden van de gebruiker.
  • dagbesteding (schoolvervangende opvang): dagopvang waarbij er een alternatief programma wordt aangeboden, zo veel mogelijk in samenwerking en in afstemming met een onderwijsinstelling.
  • verblijf: het verblijf met overnachting met inbegrip van opvang en ondersteuning gedurende de ochtend- en avonduren.
  • begeleiding: algemene psychosociale ondersteuning of ADL-ondersteuning, zowel mobiel als ambulant, aan de gebruiker of zijn context.
• site dagopvang/dagbesteding: vestigingeenheid waar de ondersteuning schoolaanvullende/schoolvervangende dagopvang wordt aangeboden.
• ­site verblijf: vestigingsplaats waar de ondersteuning verblijf wordt aangeboden.
• toegangspoort jeugdrechter: op de jeugdhulpbeslissing staat vermeld wanneer de minderjarige geplaatst is via de jeugdrechter. Als dat het geval is wordt ‘Ja’ aangevinkt.
• toegangspoort maatschappelijke noodzaak: Maatschappelijke noodzaak is een begrip uit de integrale jeugdhulp waarbij vanaf het moment een gemandateerde voorziening, jeugdrechtbank of het vertrouwenscentrum kindermishandeling betrokken is er sprake is van maatschappelijke noodzaak.
• intersectoraal traject: met het intersectorale traject bedoelen we dat er naast het VAPH nog een traject binnen welzijn wordt gevolgd zoals bijvoorbeeld naast het VAPH een traject bij kind en gezin.
• datum uitstroom: datum wanneer de minderjarige uitstroomt uit het MFC.
• reden van uitstroom: via een dropdownmenu kunt u de reden van uitstroom kiezen.

De ondersteuningsfuncties (behalve begeleiding) worden in vorken geregistreerd. De vork geeft weer hoe vaak verblijf of dagopvang in een doorsnee week geboden wordt aan de gebruiker. Zo ligt het aantal dagen ondersteuning per week niet strikt vast en kan daar flexibel mee worden omgegaan.
De volgende vorken zijn gedefinieerd:

• 6-7 dagen per week
• 4-5 dagen per week deeltijds (verblijf : voor de zorgverzekering als hij/zij niet meer dan 4 nachten verblijft)
• 4-5 dagen per week
• 2-3 dagen per week
• 2-4 per maand

Wanneer voor de minderjarige een structurele aanpassing van de zorg wordt uitgevoerd, moeten de vorken aangepast worden. Daartoe moet u de oude IDO afsluiten en een nieuwe IDO aanmaken met de nieuwe vorken. Dat mag eventueel via een addendum toegevoegd worden. Betreft het een occasionele verandering (bv. door vakantieperiode, door ziekte,..) dan moet de IDO niet aangepast worden. De afwijkingen worden dan via de dagregistraties opgevangen.

Dagregistratie

Er kunnen pas dagregistraties worden geregistreerd na het registreren van de IDO.

De dagregistraties bij het MFC geven de aangeboden ondersteuningsfuncties per dag weer. Ze bestaan uit volgende elementen:

• ondersteuningsfunctie: enkel in te vullen indien de ondersteuningsfunctie gegeven wordt:
  • ambulante: aantal ambulante begeleidingen
  • mobiel: aantal mobiele begeleidingen
  • schoolaanvullende dagdelen: 0,5 voor een halve dag en 1 voor een volledige dag dagopvang
  • schoolvervangende dagdelen: 0,5 voor een halve dag en 1 voor een volledige dag dagbesteding
  • verblijf aantal nachten: 1 indien een nacht verblijf
• datum registratie: de datum waarop de ondersteuning plaatsvond

Zorgkassen

Het VAPH rapporteert maandelijks aan de zorgkassen en kijkt daarvoor naar de vorken uit de begeleidingsovereenkomst.

Om in aanmerking te komen voor de zorgkaspremie moet het gaan om een deeltijds residentieel verblijf dat in de GIR geregistreerd staat met de vorken:

• verblijf 2-4 per maand
• verblijf 2-3 dagen
• verblijf 4-5 dagen deeltijds ( te registreren als de gebruiker niet meer dan 4 nachten verblijft )
• vorken dagondersteuning
• ambulante/mobiele begeleiding

Gebruikers die in de GIR geregistreerd worden onder het vork verblijf 4-5 dagen of verblijf 6-7 dagen komen niet in aanmerking voor de zorgkaspremie.

Als er vragen zijn of een gebruiker al dan niet recht heeft op een maandelijkse zorgkaspremie, dan kunt u zich tot de zorgkassen(opent nieuw venster) richten.

Kortdurend verblijf

Een cliënt met een indicatiestellingsverslag (ISV) met minstens één NRTH-typemodule met handicap kan éénmaal per jaar en voor maximaal 92 dagen gebruik maken van de typemodule verblijf voor minderjarigen met een handicap (kortdurend) - verder kortdurend verblijf genoemd. De termijn van 92 dagen is een maximum aantal dagen per jaar en hoeft niet aansluitend te worden aangeboden. De intensiteit kan eveneens lager liggen dan de voorgestelde 24 uur. Deze ondersteuning (dagregistraties) wordt geregistreerd in de GIR onder kortdurend verblijf. Voor dat kortdurend verblijf moet er een IDO worden opgemaakt maar die moet niet worden geregistreerd.

Aangezien er geen jeugdhulpbeslissing nodig is, wordt dit beschouwd als een vorm van rechtstreeks toegankelijke hulp die buiten het RTH-besluit valt. Noch cliënt noch zorgaanbieder moeten hiervoor RTH-punten gebruiken.

Kinderen en jongeren met een handicap hebben onder een aantal voorwaarden recht op een basisondersteuningsbudget (BOB) of ondersteuningstoeslag (groeipakket). Dit vervalt bij het opstarten van niet rechtstreeks toegankelijke hulp via een MFC. Vanuit het VAPH is er - op basis van registraties in GIR - een gegevensuitwisseling met Vlaamse sociale bescherming (VSB) en Agentschap Uitbetaling Groeipakket (VUTG). Als er enkel gebruik wordt gemaakt van de module kortdurend verblijf, dan blijft dit recht behouden. Het gebruik van dat kortdurend verblijf wordt niet meegenomen in de budgetberekening van een PVB na jeugdhulp.

Persoonsvolgende convenanten

Minderjarige personen met een handicap, of meerderjarige personen met een handicap die een voortzetting van jeugdhulpverlening hebben, en die beschikken over een geldig indicatiestellingsverslag met typemodules van het VAPH kunnen aanspraak maken op persoonsvolgende middelen om tegemoet te komen aan hun dringende noden of complexe noden.

De Intersectorale Regionale Prioriteitencommissie (IRPC) kent de persoonsvolgende convenanten (PVC) toe, daarna wordt het dossier overgemaakt aan het VAPH die instaat voor de verdere opvolging en uitbetaling.

Wanneer de persoonsvolgende middelen aangewend worden voor de ondersteuning door een MFC of een vergunde zorgaanbieder moet een aanvraagformulier bezorgd worden aan het VAPH.

De gebruikers moeten ook geregistreerd worden in de geïntegreerde registratietool.

Zowel de begeleidingsovereenkomst als de dag-op-dagregistraties moeten geregistreerd worden.

Als u als vergunde zorgaanbieder niet erkend bent als MFC maar toch minderjarige personen met een persoonsvolgend convenant opvangt, dan neemt u contact op met erkenningen@vaph.be om in de applicatie erkenningen een toevoeging op te nemen zodat u als vergunde zorgaanbieder ook die persoonsvolgende convenanten kunt registreren.

Bij de begeleidingsovereenkomst duidt u bij intersectoraal traject ‘persoonsvolgend convenant’ aan.

Stopzetting MFC bij overlijden

Bij overlijden van de gebruiker moet de begeleidingsovereenkomst afgesloten worden op datum van overlijden. Er kunnen geen dag-op-dagregistraties meer doorgegeven worden na de overlijdensdatum.